Cierre ejercicio 2022
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Posted on diciembre 2, 2022diciembre 2, 2022 by responde_controlp

Cierre del ejercicio 2022

Llega el final del año 2022 y con él el cierre de ejercicio. A continuación, vamos a detallar paso a paso cómo realizarlo de manera correcta y segura.

Puntos clave

Nadie puede estar trabajando con la aplicación y/o módulos adicionales.
Debe realizarse desde el servidor.
Realizar una copia de seguridad y verificar que sea correcta.
Actualizar la aplicación a la última versión.
Realizar el recalculo de stocks.
Comprobar la información antes de empezar con el cierre de ejercicio (albaranes, stocks, vencimientos, artículos obsoletos, etc.).
Establecer las preferencias de cierre y comenzar el proceso.
Verificar el correcto traspaso de información.

1. Realizar una copia de seguridad

El primer paso es realizar una copia de seguridad de la carpeta de datos de la empresa. Es necesario que nos aseguremos de disponer de una copia de seguridad y de que ésta es correcta.

Consejos para realizar una correcta copia de seguridad

Nadie puede estar trabajando dentro del programa y/ o aplicaciones comunes, de lo contrario esta copia será incorrecta y no servirá en caso de necesitarla.
b) Asegúrate de que la copia quedó bien realizada y que el sistema no dio ningún mensaje de error.

La realización de la copia de respaldo va a depender del tipo de base de datos con la trabaje el programa.

¿Cómo saber con qué base de datos trabaja nuestra aplicación?

Conocer con qué tipo de base de datos trabaja la aplicación es muy sencillo.

Desde el equipo servidor, buscamos ‘SQL backup Master’. Si sale la aplicación significa que nuestra base de datos es SQL y si no es ACCESS.

· BBDD ACCESS

Para realizar la copia de seguridad, lo primero es situarnos en la carpeta en la que tenemos instalado el programa. Para ello, desde el escritorio, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el icono de ges|ERP y seleccionamos la opción de ‘Abrir la ubicación del archivo’.

Esta opción nos llevará hasta el directorio que contiene la aplicación y todos los archivos necesarios para su funcionamiento.

No situaremos en la carpeta anterior para poder seleccionar la carpeta GesERP al completo y copiarla.

· BBDD SQL

En este caso, realizamos la copia con la ayuda de ‘SQL Backup Master’ pulsando en la opción de ‘Back up now’.

Para saber dónde se ha guardado la copia de seguridad, pulsaremos en ‘Actions’ y seleccionamos ‘Edit backup job’.

2. Actualizar la aplicación

Antes de proceder al cierre de ejercicio es necesario actualizar la aplicación a la última versión disponible. Para ello pulsaremos sobre el botón de ‘Actualizar’ situado en la parte superior del programa.

El botón sólo es visible con el usuario administrador.

Si no disponéis de este botón o bien os da error, deberéis poneros en contacto con nosotros para realizar una actualización manual. Para realizar el cierre es imprescindible que la aplicación esté actualizada.

3. Hacer un recalculo de stocks

Ahora que la aplicación se encuentra actualizada realizamos previamente al cierre un recalculo de los stocks. Vamos a la pestaña de ‘Artículos’ y seleccionamos la opción de ‘Regularización de stocks’. Esta operación durará un tiempo.

Al finalizar la ventana del recalculo se cerrará sola.

Además de hacer el recálculo es conveniente que los stocks estén ‘cuadrados’, es decir, que el stock que muestra el programa para cada artículo coincida con el stock que tenemos físicamente en la empresa; por otra parte, el stock del artículo también debe coincidir con el stock de lotes.

Si los stocks no están correctos al momento del cierre, estos descuadres se arrastrarán al ejercicio siguiente, y serán más difíciles de cuadrar.

Consejo

El proceso de corrección de descuadres en los stocks puede llevar un cierto tiempo, por lo que es conveniente hacerlo con antelación, y no esperar al momento de hacer el cierre.
De hecho, sería conveniente realizarlo de forma periódica y con cierta frecuencia a lo largo del ejercicio para detectarlos cuanto antes y evitar que se acumulen.

Si tiene alguna incidencia de este tipo, para resolverla consulte los manuales de su aplicación en nuestra web: https://responde.controlp.es/consultas/. Si no encuentra lo que está buscando póngase en contacto con nosotros.

4. El siguiente paso es el Cierre del Ejercicio

Pulsamos el botón ‘Cierre de Ejercicio’, situado en la parte superior de la pantalla.

En la aplicación antigua, esta opción se encuentra dentro de ‘Utilidades’.

Preferencias de Cierre

Se nos abre la siguiente ventana con las preferencias de cierre.

Los puntos (1), (2) y (3) se refieren a cómo cerrar el ejercicio:

Opción (1): Cerrar la empresa creando una nueva para el año próximo dentro de la misma base de datos.
Opción (2): Comenzar el nuevo ejercicio sobre la empresa existente, de esta forma se borrarán todos los datos de la empresa existente.
Opción (3): Inicializar el nuevo ejercicio en una nueva base de datos, de esta forma habrá dos ficheros de bases de datos una para el ejercicio 2022 y otra para el ejercicio 2023.

En el caso de bases de datos SQL, esta opción ya no aparece.

En el caso de bases de datos Access, la opción (3) nos presenta la siguiente pantalla, en la que podemos elegir inicializar la base de cero o indicar si ya está inicializada.

¿Cuándo indicamos que ya está inicializada?

Cuando hemos intentado hacer el cierre previamente y se traspasaron algunas tablas, pero por alguna razón se interrumpió el proceso.

Si se dispone de varias empresas dentro del grupo, para realizar el cierre de la segunda y siguientes empresas, debemos marcar las dos casillas inferiores y cambiar el nombre de fichero de ‘datoslimpia.mde’ a ‘datos.mde’.

Otras preferencias:

Punto (4): de elegir esta opción, sólo se traspasarían los vencimientos pendientes.

Punto (5): marcando esta casilla traspasamos los artículos marcados como obsoletos que tengan valores de stock actual, pendiente de servir o pendiente de recibir distintos de cero. Si no, no se traspasarían.

Punto (6): pueden traspasarse también los pedidos de clientes que estén pendientes de servir marcando este recuadro.

Punto (7): marcando esta opción, elegimos traspasar los albaranes de venta que estén pendientes de facturar.

Consejo

- Los albaranes de venta deben facturarse en el mismo período en que se genera el hecho impositivo, por lo tanto, no deberían pasarse al ejercicio siguiente albaranes sin facturar anteriores al mes de enero.
- Si hay albaranes que no se van a facturar deberán marcarse como no facturables, para que no pasen al ejercicio siguiente.

Punto (8): a su vez, podemos traspasar también la cartera de cobros que se encuentre pendiente de cobrar al seleccionar esta opción.

Punto (9): podemos elegir también no traspasar albaranes de representados para aquellos casos en los que existan este tipo de albaranes.

Punto (10): si elegimos esta opción, el programa traspasará los pedidos de proveedores pendientes de recibir.

Punto (11): esta opción desaparece este año.

Punto (12): si marcamos esta casilla se traspasará la cartera de pagos pendiente de pagar.

Punto (13): Si marcamos esta casilla se traspasarán los albaranes de venta pendientes de facturar que tengan importe cero.

Punto (14): la casilla 14 nos permite traspasar los albaranes de venta pendientes de facturar con importe pendiente de cobrar por entregas, agrupando los albaranes de venta por referencia, la cual es el código del pedido de cliente.

Punto (15): si tenemos albaranes de venta periódicos, podemos marcar esta opción para que le cambie el año al nuevo ejercicio económico.

Punto (16): de igual forma, si queremos actualizar el precio de los albaranes de venta periódicos aplicándoles un porcentaje de incremento, podemos hacerlo seleccionando esta casilla e indicando dicho porcentaje en el recuadro que está al finalizar la línea.

Más información sobre el proceso de cierre

En el proceso de cierre no se traspasarán los artículos marcados como obsoletos, ni tampoco las líneas que los contengan, ya sean de presupuesto, pedido, albarán o factura.

Se traspasarán los presupuestos vigentes a fecha de cierre, aunque no las líneas que contengan artículos marcados como obsoletos ni tampoco las líneas pasadas a pedidos de cliente.

Se traspasarán las ofertas vigentes a fecha de cierre de ejercicio, con la excepción de las líneas de artículos obsoletos.

Proceso de cierre

Una vez definidas las preferencias de cierre, pulsamos sobre ‘Comenzar’. Lo primero que hará el programa será descargar los ficheros necesarios para el cierre.

A continuación, nos muestra una ventana en la que, de existir, podremos elegir en una lista los representados que queramos traspasar al siguiente año. Al finalizar pulsamos en ‘Salir’.

En la parte inferior aparecerán unas barras de progreso con la información sobre el transcurso del traspaso de información.

Al finalizar se abrirá una ventana informando de que el proceso de traspaso ha concluido y que va a renombrar las bases de datos y realizar la regularización de stocks.

Cuando termine de hacer la regularización se mostrará en la pantalla el mensaje de que el proceso se ha realizado correctamente y ya podemos posicionarnos en el ejercicio 2023.

Puede ocurrir que al terminar nos indique las bases de datos no se han renombrado correctamente. En este caso, poneros en contacto con nosotros lo antes posible para solucionarlo.

5. Comprobación

Nos situamos en el nuevo ejercicio y vamos comprobando que el traspaso se ha efectuado de manera correcta: artículos, proveedores, clientes, albaranes pendientes, vencimientos, stocks, etc).

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Se acerca el final de año y con él el cierre de ejercicio, ¿estáis preparados/as? – Os contamos cómo realizar el cierre desde la aplicación con unos sencillos pasos.
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Posted on diciembre 14, 2021enero 31, 2022 by responde_controlp

Cierre del ejercicio 2021

Llega el final del año 2021 y con él el cierre de ejercicio. A continuación, vamos a detallar paso a paso cómo realizarlo de manera segura y muy sencilla.

1. Realizar una copia de seguridad

El primer paso es realizar una copia de seguridad de la carpeta de datos de la empresa. Es necesario que nos aseguremos de disponer de una copia de seguridad y de que ésta es correcta.

La realización de la copia de respaldo va a depender del tipo de base de datos con la trabaje el programa.

¿Cómo saber con qué base de datos trabaja nuestra aplicación?

Conocer con qué tipo de base de datos trabaja la aplicación es muy sencillo.

Desde el equipo servidor, buscamos ‘SQL backup Master’. Si sale la aplicación significa que nuestra base de datos es SQL y si no es ACCESS.

• BBDD ACCESS

Esta opción nos llevará hasta el directorio que contiene la aplicación y todos los archivos necesarios para su funcionamiento.

No situaremos en la carpeta anterior para poder seleccionar la carpeta GesERP al completo y copiarla.

• BBDD SQL

En este caso, realizamos la copia con la ayuda de ‘SQL Backup Master’ pulsando en la opción de ‘Back up now’.

Para saber dónde se ha guardado la copia de seguridad, pulsaremos en ‘Actions’ y seleccionamos ‘Edit backup job’.

2. Actualizar la aplicación

El botón sólo es visible con el usuario administrador.

3. Hacer un recalculo de stocks

Ahora que la aplicación se encuentra actualizada realizamos previamente al cierre un recalculo de los stocks. Vamos a la pestaña de ‘Artículos’ y seleccionamos la opción de ‘Recalculo de stocks’. Esta operación durará un tiempo.

Al finalizar la ventana del recalculo se cerrará sola.

4. El siguiente paso es el Cierre del Ejercicio

Pulsamos el botón ‘Cierre de Ejercicio’, situado en la parte superior de la pantalla.

En la aplicación antigua, esta opción se encuentra dentro de ‘Utilidades’.

Preferencias de Cierre

Se nos abre la siguiente ventana con las preferencias de cierre.

Los puntos (1), (2) y (3) se refieren a cómo cerrar el ejercicio:

Opción (1): Cerrar la empresa creando una nueva para el año próximo dentro de la misma base de datos.
Opción (2): Comenzar el nuevo ejercicio sobre la empresa existente, de esta forma se borrarán todos los datos de la empresa existente.
Opción (3): Inicializar el nuevo ejercicio en una nueva base de datos, de esta forma habrá dos ficheros de bases de datos una para el ejercicio 2021 y otra para el ejercicio 2022. En el caso de bases de datos SQL, esta opción se puede obviar.

La opción (3) nos presenta la siguiente pantalla, en la que podemos elegir inicializar la base de cero o indicar si ya está inicializada.

¿Cuándo indicamos que ya está inicializada?

a) Cuando hemos intentado hacer el cierre previamente y se traspasaron algunas tablas, pero por alguna razón se interrumpió el proceso.

b) Si se dispone de varias empresas dentro del grupo, para realizar el cierre de la segunda y siguientes empresas, debemos marcar las dos casillas inferiores y cambiar el nombre de fichero de ‘datoslimpia.mde’ a ‘datos.mde’.

El siguiente es un ejemplo de cierre de la empresa 02 del grupo de una base de datos sql, por tanto cambiamos ‘datoslimpia.mde’ por ‘datos.mde’.

Como en el caso anterior, cuando se trata de una conexión a base de datos Access y cambiamos ‘datoslimpia.mde’ por ‘datos.mde’.

Otras preferencias:

Punto (4): de elegir esta opción, sólo se traspasarían los vencimientos pendientes.

Punto (5): marcando esta casilla traspasamos los artículos marcados como obsoletos que tengan valores de stock actual, pendiente de servir o pendiente de recibir distintos de cero. Si no, no se traspasarían.

Punto (6): pueden traspasarse también los pedidos de clientes que estén pendientes de servir marcando este recuadro.

Punto (7): marcando esta opción, elegimos traspasar los albaranes de venta que estén pendientes de facturar.

Punto (8): a su vez, podemos traspasar también la cartera de cobros que se encuentre pendiente de cobrar al seleccionar esta opción.

Punto (9): podemos elegir también no traspasar albaranes de representados para aquellos casos en los que existan este tipo de albaranes.

Punto (10): si elegimos esta opción, el programa traspasará los pedidos de proveedores pendientes de recibir.

Punto (11): también podemos seleccionar el traspaso de albaranes de compra pendientes de facturar

Punto (12): si marcamos esta casilla se traspasará la cartera de pagos pendiente de pagar.

Punto (13): marcamos este punto, ‘Usar Iges’, cuando el programa tenga el módulo de ‘Autoventa y preventa’ instalado.

Punto (14): con esta opción se inicializa el contador de albaranes. Si hemos marcado la opción del traspaso de albaranes pendientes de facturar y marcamos esta casilla, los albaranes traspasados perderán su numeración original.

Punto (16): la casilla 16 nos permite traspasar los albaranes de venta pendientes de facturar con importe pendiente de cobrar por entregas, agrupando los albaranes de venta por referencia, la cual es el código del pedido de cliente.

Punto (17): si tenemos albaranes de venta periódicos, podemos marcar esta opción para que le cambie el año al nuevo ejercicio económico.

Punto (18): de igual forma, si queremos actualizar el precio de los albaranes de venta periódicos aplicándoles un porcentaje de incremento, podemos hacerlo seleccionando esta casilla e indicando dicho porcentaje en el recuadro que está al finalizar la línea.

Más información sobre el proceso de cierre

En el proceso de cierre no se traspasarán los artículos marcados como obsoletos, ni tampoco las líneas que los contengan, ya sean de presupuesto, pedido, albarán o factura.

Se traspasarán los presupuestos vigentes a fecha de cierre, aunque no las líneas que contengan artículos marcados como obsoletos ni tampoco las líneas pasadas a pedidos de cliente.

Se traspasarán las ofertas vigentes a fecha de cierre de ejercicio, con la excepción de las líneas de artículos obsoletos.

Proceso de cierre

Una vez definidas las preferencias de cierre, pulsamos sobre ‘Comenzar’. Lo primero que hará el programa será descargar los ficheros necesarios para el cierre.

A continuación, nos muestra una ventana en la que, de existir, podremos elegir en una lista los representados que queramos traspasar al siguiente año. Al finalizar pulsamos en ‘Salir’.

En la parte inferior aparecerán unas barras de progreso con la información sobre el transcurso del traspaso de información.

Al finalizar se abrirá una ventana informando de que el proceso de traspaso ha concluido y que va a renombrar las bases de datos y realizar la regularización de stocks.

Cuando termine de hacer la regularización se mostrará en la pantalla el mensaje de que el proceso se ha realizado correctamente y ya podemos posicionarnos en el ejercicio 2022.

Puede ocurrir que al terminar nos indique las bases de datos no se han renombrado correctamente. En este caso, poneros en contacto con nosotros lo antes posible para solucionarlo.

5. Comprobación

Nos situamos en el nuevo ejercicio y vamos comprobando que el traspaso se ha efectuado de manera correcta: artículos, proveedores, clientes, albaranes pendientes, vencimientos, stocks, etc).

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Os explicamos cómo realizar el cambio de horario desde al aplicación de GesTiempo.
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Posted on octubre 28, 2021enero 31, 2022 by responde_controlp

GESERP GESTIEMPO: CAMBIO DE HORA

Debido a los cambios de hora que realizamos dos veces al año debemos modificar la hora en los relojes de marcaje.

Para ello, te explicamos cómo cambiar la hora en GesERP GesTiempo:

1-Presionar por 3 segundos la tecla [M/OK] e ingresará al Menú principal del dispositivo.

2-Selecciona la opción de sistema

3-Selecciona Fecha y Hora

4-Selecciona la opción de Cambio de Horario y actívalo con la tecla [M/OK]

5-Selecciona el modo de cambio de horario ya sea Por Fecha/Hora o Por Semana/Día

6-Seleccionamos la opción Ajustes Cambio de Horario

Fecha Inicial y Fecha Final

Hora Inicial y Hora Final

De este modo, elegimos la fecha y hora en la que deseamos adelantar una hora así como fecha y hora en la que deseamos reconfigurar a la hora original (ajustable por fecha específica o por día/ semana del año).

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Os explicamos cómo verificar los movimientos de Silicie y resolver las causas más comunes de descuadre.
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Posted on septiembre 19, 2021enero 31, 2022 by responde_controlp

Verificación de SILICIE

En este tutorial os vamos a explicar cómo detectar descuadres relacionados con SILICIE.

El primer paso antes de comenzar será verificar si los valores que se muestran en el gestor de Silicie dentro de la aplicación coinciden con los valores que aparecen en la sede electrónica de Silicie.

Es muy importante realizar comprobaciones regularmente para, en caso de detectar cualquier desviación, poder subsanarla de manera fácil y rápida.

De este modo, nos vamos a encontrar con dos casos: cuando coinciden y cuando no.

¿Cómo hacer la verificación?

Nos vamos a GesBodegas – Gestor de Silicie y filtramos el grid por un producto determinado. Dependiendo de si usamos códigos internos o no este filtro bastará con aplicarlo a ‘Referencia Producto’ o a ‘Referencia Producto’ y ‘Clave NC’ por ejemplo. Nos aseguraremos también de cargar el libro completo de Silicie antes de realizar cualquier comparación.

Ahora observamos el sumatorio de la columna ‘Cantidad’ y ese será el total de litros que debería coincidirnos con el mismo producto en la sede de SILICIE.

Para consultar el resultado podéis acceder al siguiente enlace: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/DO01.shtml y seleccionar ‘Consulta de Existencias’.

Gestor de SILICIE y sede SILICIE coinciden

Si coinciden ahora debemos verificar que la cantidad total de litros de un producto dado coincide con el stock que tenemos en la aplicación.

Graneles

Si el producto es referente a un granel veremos su stock desde la pestaña de ‘Depósitos’ filtrando el grid por la materia prima que queremos observar. Esto lo hacemos porque el granel puede estar distribuido en varios tanques.

Si la suma total de los litros nos coincide con Silicie pero no con el stock real del producto, significará que nos faltan movimientos por introducir en la aplicación, ya sean entradas de albaranes, órdenes de fabricación u órdenes de producción.

Si la suma no nos coincide debemos localizar el descuadre. Para ello vamos a seguir los siguientes pasos:

1. Exportar el libro completo de Silicie a un Excel.

Pulsamos sobre el botón de ‘Imprimir’ que está en la parte superior.

Se nos abrirá el siguiente informe, pulsamos sobre el símbolo del folio con una flecha y desplegamos seleccionando la opción de ‘Documento XLS’ o ‘Documento XLSX’ + ‘Aceptar’ + Guardar archivo + Abrir.

Se nos abrirá un Excel, para empezar a trabajar con él pulsaremos sobre el triángulo que esta antes de la columna A para seleccionar todo y luego haremos doble clic en cualquier línea divisoria del encabezado de columnas para que se adapte el ancho a su contenido.

Ahora eliminaremos u ocultaremos las columnas que no nos interesan. Esto se hace colocándose sobre la cabecera de la columna y con el botón derecho elegimos ‘Eliminar’ u ‘Ocultar’. Dejaremos solamente las columnas: Referencia producto, Descripción producto, Fecha registro contable, Num. Referencia interno, Tipo asiento, Tipo movimiento y Cantidad.

2. Exportar los movimientos de los tanques a Excel.
Desde la ‘Gestión de depósitos’, seleccionamos la pestaña de ‘Histórico Mov.’ y elegimos uno de los depósitos que contiene nuestro granel. Al mostrar los movimientos pulsamos sobre el botón de ‘Envía a Excell’ y repetimos la operación del punto uno en cuanto a la exportación y ajuste del tamaño de las columnas.

Debemos tener en cuenta que, si empezamos el registro de Silicie en el año 2020, debemos comprobar si el descuadre nos viene desde este ejercicio. Si es así, esta operación también debemos repetirla en 2020 fijándonos en todos los tanques donde hemos contenido nuestro granel.
3. Dividimos la pantalla y comparamos.
Ahora que tenemos los dos archivos preparados, vamos a empezar a trabajar con ellos. Os recomendamos dividir la pantalla de vuestro equipo para analizarlos más fácilmente, sólo tendréis que seleccionar uno y pulsar sobre la tecla de inicio de Windows + la flecha de dirección izquierda o derecha ( + ←/→) y hacer lo mismo con el otro archivo.

Ahora vamos a ir cotejando las cantidades de entrada y salida del tanque (izquierda) con las cantidades de los asientos de Silicie (derecha), en caso de coincidencia comprobamos si nos coinciden las fechas y al lado del movimiento podemos poner una marca para indicar que la cantidad ha sido verificada, nosotros vamos a indicarlo con un asterisco en el tanque y el número del depósito en Silicie.

Una vez comprobados todos los depósitos pueden quedar movimientos en el depósito que no se hayan registrado en Silicie, ello puede ser debido, por ejemplo, a un movimiento de trasvase. De ser así, debemos ver a qué otro depósito se movió el granel y qué se hizo allí con él y si esa operación sí aparece registrada en Silicie.

Productos terminados

Seguiremos los mismos pasos que para el granel, con la diferencia de que, en lugar de tomar los movimientos de los tanques, tomaremos como referencia el extracto de artículos.

Para el cálculo de los litros tomaremos la capacidad del envase y la multiplicaremos por las unidades. Ejemplo, albarán 6 de la imagen: 25 unidades x 3 litros = 75 litros.

Gestor de SILICIE y sede SILICIE no coinciden

Imaginemos que ahora no nos cuadra el Gestor de Silicie con la sede electrónica de Silicie. Primero comprobaremos si nos faltan asientos por enviar, de ser así, verificamos si la diferencia nos coincide con ellos.

Si no tenemos asientos sin enviar o aún teniéndolos, no nos coinciden debemos comprobar si en la aplicación tenemos bien los stocks con respecto al Gestor de Silicie. Si es así, lo que debemos comparar serán los movimientos de la sede electrónica con los del Gestor de Silicie.

Para acceder al registro de asientos podéis acceder al mismo enlace de antes: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/DO01.shtml y en esta ocasión seleccionar la consulta y gestión de asientos:

Silice os da la opción de exportar a un Excel los registros. Para la comparación entre ambos os recomendamos seguir los mismos pasos que os describimos en las comparaciones anteriores.

Causas más comunes de descuadre

Referencia producto: Que exista una misma referencia para varios productos (ocurre cuando trabajamos con códigos internos) o se hubiera modificado.
Código NC y clave de Producto: Cuando hayamos modificado el código NC o la clave de Producto de un artículo o granel, pues para Silicie será como un producto distinto. Si queremos hacer estos cambios debemos modificar todos los asientos previos relacionados con el mismo producto para que vayan todos igual.
Ordenes de fabricación: se puede dar el caso de que en la aplicación seleccionéis erróneamente un depósito y en el movimiento, aunque denomináis correctamente el granel que queréis tomar, lo que contiene el depósito realmente no se corresponde, por lo que a Silicie irá un movimiento con el granel del que queríais hacer el movimiento, pero en la aplicación el stock que se reduce es el de la materia prima que realmente contiene el tanque. Por ejemplo: Hacemos una orden de fabricación de licor de avellanas y por error tomo el depósito 5 que contiene licor de almendras, en lugar de el 2 que es donde tengo el licor de avellanas. A Silicie irá correctamente el asiento, referido al licor de avellanas, pero en la aplicación el granel usado será el licor de almendras.
Órdenes de producción: ocurre algo parecido a las órdenes de fabricación, podemos habernos equivocado en el depósito y usar otro granel distinto del que pensábamos utilizar. En esta ocasión, el asiento a Silicie indicará la materia prima que el producto tenga en su escandallo a pesar de que el stock que se reduce sea el del granel que realmente contiene el tanque.
Ausencia de orden de fabricación: hemos detectado el caso de tras hacer algunos trasvases de unos depósitos a otros, luego se ha realizado una orden de producción, sin haber realizado la correspondiente orden de fabricación para transformar las diferentes materias primas en el granel necesario para la producción de embotellado.

Soluciones

Puntos 1 y 2, modificar los asientos relativos al producto igualando en todos los casos la referencia de producto, código NC y clave de producto y para el caso de una referencia duplicada crear una nueva y diferencia correctamente los productos implicados.

Para los puntos 3 y 4, lo mejor es deshacer las ordenes de fabricación y de producción y repetir dichas operaciones. Si no fuera posible por una detección tardía os recomendamos contactar con nosotros para estudiar el caso.

Punto 5, lo mejor es deshacer los movimientos del depósito y repetirlos incluyendo la orden de fabricación. De no poder hacerlo, se podría dar una salida y entrada por cambio de código, es decir, daremos baja de las materias primas que íbamos a usar para hacer el granel y alta a este último.

Podéis consultar los manuales relativos a ‘Anulación y modificación de asientos’ y ‘Movimientos de entrada y salida por cambio de código’ que os dejamos en los siguientes enlaces:

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Os presentamos los pasos a seguir para realizar la vendimia: desde la entrada de uva, su transformación en mosto y la posterior transformación en vino
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Posted on agosto 24, 2021agosto 27, 2021 by responde_controlp

Vendimia

Pasos Previos

Variedades de uva

En el módulo de GesBodegas encontraremos un apartado denominado ‘Variedades de uva’ dentro de ‘Vinos y Bebidas fermentadas’ en el menú, para indicar los diferentes tipos de uva con los que haremos nuestros vinos.

Parcelas

En esta opción podremos ir introduciendo las parcelas en las que se encuentra la materia prima señalando su dirección, referencia catastral, tamaño, rendimiento y coordenadas. Una vez cumplimentados los datos, si pulsamos sobre la referencia catastral, se nos abrirá un link a Google para poder visualizar su posición en el mapa.

Si pulsamos en el ‘+’ que está al principio de la línea también podremos detallar la variedad o variedades de uva que se trabajan en la parcela.

Y si elegimos la pestaña de ‘Pesadas’ nos aparecerá el detalle de los albaranes de compra realizados contra las variedades de dicha parcela.

Kilos por proveedor

Para poder establecer una previsión de los kilos de uva que compraremos a cada uno de nuestros proveedores/ viticultores tenemos dos opciones.

La primera es desde la ficha del proveedor, entrando en el botón de ‘Variedades’, se nos abrirá una ventana exacta a la que podemos acceder desde ‘Vinos y Bebidas fermentadas’ – ‘Kilos por proveedor’.

- - Ficha de Proveedor

- - Kilos por proveedor

Aquí indicaremos las variedades de uva y la estimación de kilos máximos que le compraremos. Una vez vayamos recibiendo por entrada de materias primas a la uva, se irán cumplimentando automáticamente los campos de ‘kilos Comprados’ y ‘kilos Pendientes’.

Materias Primas

Debemos crear la materia prima ‘Uva’ para poder reflejar los diferentes movimientos de entrada y transformación. Será suficiente crear esta materia prima genérica dado que en la entrada de materias primas podremos especificar las diferentes variedades como veremos a continuación.

Pesadas de la vendimia

Una vez hayamos cumplimentado los pasos anteriores estaremos listos para empezar a recibir la uva. Para reflejar los albaranes de compra nos iremos a la ‘Entrada de materias primas’. Cumplimentaremos los datos de la cabecera y al llegar a las líneas, escogeremos el artículo ‘Uva’ y pondremos el total de uva recibida.

Añadiremos tantas líneas de uva como precios distintos tengamos, es decir, si con un productor tenemos negociado un precio único independientemente de la variedad, sólo necesitaremos incluirla una vez. Si por el contrario, nos cobra un precio distinto por cada variedad de uva, añadiremos tantas como precios o variedades distintas vayamos a dar de entrada.

Ahora pulsaremos en el botón de ‘Pesadas’ y haremos clic en la opción de ‘Añadir pesadas’.

Se nos abrirá la siguiente pantalla donde iremos detallando: fecha, parcela, variedad, kilos de entrada, grado alcohólico y depósito. Los campos de Kilos Comprados y Kilos Pendientes se irán cumplimentando automáticamente.

Una vez cumplimentados los datos, pulsaremos sobre ‘Enviar a Depósitos’.

Si observamos los depósitos veremos que tienen la uva.

Pulsamos también en ‘Añadir a Silicie’ para que se genere el asiento.

En ‘Gestor de Silicie’ se habrán generado dos asientos de entrada.

Al volver al albarán de entrada veremos que se han generado dos líneas adicionales en el campo de ‘Descripción ampliada’ que figura bajo la línea del artículo.

Podremos encontrar un extracto de todas las pesadas de uva desde la opción de ‘Pesadas Vendimia’, dentro de ‘Vinos y Bebidas fermentadas’.

Anular o modificar una pesada

Ahora imaginemos que nos hemos dado cuenta de algún error en el albarán de entrada. Siempre y cuando este sea el último movimiento que acabamos de hacer dentro del depósito o depósitos con los que estemos trabajando seguiremos los siguientes pasos:

- Ir al/ los depósitos desde ‘Gestión de depósitos’ – ‘Histórico de movimientos’. Nos colocamos sobre la última línea y la borramos.

- Si nos vamos nuevamente al albarán de compras desde ‘Entrada de materias primas’ podremos ver cómo en las pesadas, la línea de uva borrada tiene ahora las casillas de ‘En Depósito’ y ‘En Silicie’ desmarcadas.

- Desde aquí podremos hacer las modificaciones que deseemos o, incluso, eliminar su entrada totalmente. En nuestro caso hemos aprovechado a asignarle la parcela.

Convertir uva en mosto

Para transformar la uva en mosto nos iremos a ‘Gestión de depósitos’, elegiremos el depósito con el que vamos a trabajar, y pulsando con el botón derecho sobre la línea de uva, seleccionamos ‘Operaciones con depósito’.

En el siguiente informe seleccionaremos la operación que más se ajuste al proceso que aplicamos a la hora de convertir la uva en mosto, o bien iremos paso a paso dejando reflejo de ellas. Para nuestro ejemplo hemos elegido ‘Prensado’.

A continuación, iremos cumplimentando los datos de la línea en cuanto a depósito destino, fecha del movimiento, materia prima a obtener, añada, litros totales del movimiento, grado alcohólico y porcentaje de merma.

Al finalizar pulsamos sobre ‘Aceptar’.

Si observamos la materia prima que contiene el depósito destino desde la pestaña de ‘Depósitos’ veremos que contiene el mosto que acabamos de elaborar.

En Silicie, se habrán generado los movimientos correspondientes a la elaboración.

Pongamos otro ejemplo, vamos a realizar la misma operación, pero separando el mosto del bagazo. Introduciremos una línea adicional y pondremos los kilos que se han dedicado al bagazo.

En Silicie se habrán generado 5 asientos, tres para el mosto y dos para el bagazo.

Si desechamos el bagazo, lo que debemos hacer es un ‘Vaciado-limpieza’ desde ‘Operaciones con depósitos’ en la ‘Gestión de depósitos’.

Elegimos el tipo de operación, la fecha y pulsamos en ‘Aceptar’.

Se generará el movimiento correspondiente en Silicie.

Si vamos a vender el bagazo, deberemos transformarlo en producto terminado para poder reflejar su venta. Crearemos un artículo terminado desde la ficha de artículos, con su escandallo y haremos una orden de producción. Una vez hecha la elaboración, le daremos salida con el albarán de ventas.

Convertir mosto en vino

Para convertir el mosto en vino, nos iremos al tanque en el que tenemos la elaboración del mosto desde ‘Gestión de depósitos’ y pulsando con el botón derecho del ratón sobre el granel a utilizar elegimos la opción de ‘Operaciones con depósitos’.

Elegiremos la operación que se corresponda con el proceso o los procesos que seguimos para elaborar nuestro vino. Y en la línea cumplimentaremos, como siempre, los datos de depósito destino, fecha, materia prima a obtener, litros totales del movimiento, porcentaje de alcohol y merma si la hubiere.

En Silicie se habrán generado los siguientes asientos.

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Hemos mejorado el módulo de eFactura, te explicamos cómo generar una o varias facturas, cómo adjuntar documentos y más funcionalidades
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Posted on mayo 28, 2021junio 12, 2021 by responde_controlp

Factura electrónica

Ges|ERP – Versión 21.5.27.0

Generación de facturas electrónicas

Para generar una factura electrónica debemos haber establecido previamente en la ficha de cliente los datos correspondientes a los centros administrativos.

Escogeremos la factura que queremos generar electrónicamente y clicaremos sobre el icono de ‘Generar factura’.

Al finalizar nos mostrará el mensaje de que el proceso ha concluido. Ahora debemos ir a la carpeta que indicamos como directorio de salida en la configuración. Podremos ver que se han generado tres documentos distintos.

Una vez generada la factura aparecerá en rojo en el sistema.

Si queremos obtener información técnica sobre la validación de la factura que acabamos de generar podremos hacerlo desde el siguiente enlace con el archivo de extensión ‘.xsig’:

- - http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

En nuestro ejemplo, hemos utilizado un certificado de prueba, por lo que nos dará error al enviarla.

Podemos a su vez, previsualizar la factura desde la página elegiendo nuevamente el archivo con extensión ‘.xsig’.:

- - http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaEVis/

La aplicación nos permitirá generar varias facturas de un mismo cliente a la vez, estas se mostrarán en un único archivo. Si por error, hubiéramos elegido facturas de clientes distintos, la aplicación nos advertirá de ello.

También podremos adjuntar documentos a la factura electrónica pulsando en ‘Adjuntos’. Se nos abrirá la ventana de ‘Documentos Asociados’ que podemos encontrar en otros puntos de la aplicación.

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SOLUCIONADA: Incidencia que causaba un desajuste en la visualización del stock de los lotes de compra desde la trazabilidad de la ficha de artículo, el albarán de ventas y el diario de almacén
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Posted on mayo 25, 2021junio 12, 2021 by responde_controlp

Solucionada incidencia con stocks lotes

Ges|ERP – Versión 21.5.25.0

Se ha solucionado una incidencia que causaba un desajuste en la visualización de los stocks de lotes de compra desde la gestión de trazabilidad de la ficha de artículo, los albaranes de venta y el diario de almacén debido a modificaciones realizadas en albaranes de compra y movimientos de diario que generaban una desvinculación del origen.

Para corregir la incidencia deben seguirse los siguientes pasos:

1. Actualizar la aplicación => En la parte superior de la aplicación pulsamos sobre el botón de ‘Actualizar’.

2. Realizar una regularización de stocks => Desde la pestaña de ‘Artículos/Stocks’ en el menú que se encuentra a la derecha de la aplicación, pinchando sobre la opción de ‘Regularización de stocks’.
3. Hacer un inventario físico e importarlo a través de diario de almacén. Podemos usar la función de ‘Exportar’ del Diario para ayudarnos. Os lo explicamos con más detalle a continuación.
4. Realizar otra regularización de stocks para que tenga en cuenta los nuevos movimientos.
5. Si a partir de aquí se observa algún otro desajuste lo mejor será que nos llaméis para que podamos ayudaros a resolverlo: 988 53 91 03.

Exportación del inventario con lotes incluidos

Iremos a ‘Diario de almacén’ en la pestaña de ‘Artículos/stocks’. Recordad hacer una regularización de stocks antes de empezar.

Desde ahí pulsaremos en el botón ‘Exportar’. Se nos abrirá la pantalla que se ve en la parte inferior de la imagen. Aquí podemos observar que aparecen tres nuevas columnas: LOTE, STOCK LOTE y FCADUCIDAD. Esta ventana nos permite filtrar por cualquiera de las columnas. Nuestra recomendación es que filtréis por almacén en el caso de que tengáis varios, dado que a la importación será necesario indicarlo. Al finalizar clicaremos sobre ‘Exportar’ para que genere el fichero de Excel. Ahora cotejaremos los resultados con el inventario físico de la empresa.

Los artículos aparecen en tantas líneas como lotes los componen, es decir, si observamos por ejemplo el artículo ‘00000004’ vemos que aparece tres veces, consta de un total de 6 unidades, las cuales se detallan en la columna de ‘Stock Actual’, que se desglosan en tres lotes: el 110219 que tiene 3 unidades, el 091119 que tiene 2 y el 011219 que tiene una.

Si observamos que estos stocks no coinciden con los reales debemos corregirlos. En el ejemplo, tras realizar el inventario, el artículo ‘00000004’ tiene un total de 15 unidades repartidas en los lotes de la siguiente forma: 110219 tiene 10 unidades y el 011219 tiene 5 unidades.

Debemos, por tanto, eliminar una línea y ajustar las cantidades de los lotes a las que correspondan. Al finalizar guardaremos los cambios.

Para realizar la importación pulsaremos en ‘Importar Artículos’ en el diario de almacén.

1. Indicamos el Almacén.
2. El concepto que van a tener los movimientos.
3. La ruta en la que hemos guardado el Excel.
4. La fecha de diario en la que queremos reflejar la regularización de stocks.

Al finalizar de cumplimentar los campos pulsamos en ‘Importar’. Podemos ver cómo se han generado los movimientos necesarios para dejar todos los stocks a cero y luego volver a introducirlos de manera correcta.

Realizaremos ahora una nueva regularización y observaremos el resultado.

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Guía Procesado de Fichajes
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Posted on mayo 13, 2021junio 12, 2021 by responde_controlp

Procesados de Fichajes

En esta guía se indican los pasos para realizar fichajes correctamente en la aplicación:

Instalación

En el ordenador descargamos desde el siguiente enlace:

http://www.controlp.es/ges/GesPre/ClienteWindows.rar

Descomprimimos el fichero ClienteWindows.rar

Una vez descomprimido, ejecutamos el instalador

En teléfono (Android o IOS)

Descarga en Android:

https://play.google.com/store/apps/details?id=es.controlp.GesErp

Descarga en IOS:

https://apps.apple.com/es/app/geserp-gt/id1466393930

Descarga directa (para Android 7 o inferior):

http://www.controlp.es/ges/GesPre/GesPre.Xam.apk

Fichaje

La primera vez que abrimos la aplicación nos solicita los datos de la empresa y el número de licencia (NIF y número de licencia)

Si la configuración es correcta, podemos fichar con nuestro DNI y la contraseña asignada al empleado

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Movimientos de SILICIE desde el diario de almacén
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Posted on mayo 8, 2021junio 12, 2021 by responde_controlp

Movimientos de SILICIE manuales desde Diario de Almacén

Ges|Bodegas – Versión 21.5.08.0

Gracias a esta versión podremos registrar de forma manual los asientos relacionados con:

Catas, promociones o concursos realizados dentro de nuestras instalaciones.
Roturas de embotellado.
Salida y entrada de un producto terminado por cambio de envase, por ejemplo, un producto envasado en cajas de 12 que queremos pasar a cajas de 6.

Catas, promociones o concursos realizados dentro de nuestras instalaciones

Cuando queramos reflejar un movimiento por cata realizada en nuestras instalaciones en SILICIE debemos ir a ‘Diario de Almacén’ dentro del apartado de ‘Artículos’. Recordaros que si la cata se realiza fuera de las instalaciones de la empresa debemos reflejarla a través de su albarán correspondiente.

Elegiremos el día en el que queremos reflejar el asiento y pulsaremos en ‘Editar Diario’ (1). Podréis observar como ahora tenemos dos columnas nuevas (2): ‘Imputar a Silicie’ y ‘En Silicie’.

Cumplimentaremos como siempre los datos del movimiento: artículo, concepto de diario, unidades, tipo de operación y almacén de salida. Luego pulsaremos en los tres puntos (1) que figuran en la columna ‘Imputar a Silicie’.

A continuación, se abrirá la siguiente ventana donde deberemos cumplimentar los siguientes datos:

(1) Régimen Fiscal: “Impuesto devengado tipo pleno”.

(2) Tipo de operación: “Otras operaciones”.

(3) Número de operación: ‘Aquí podremos indicar la referencia que nos interese’.

(4) Tipo de Movimiento: “Autoconsumo/empleado”.

Al terminar pulsaremos en aceptar.

Si nos fijamos ahora aparece un tic en la columna ‘En silicie’ así podremos verificar con un vistazo aquellos movimientos que hemos o no enviado a Silicie a través de Diario de Almacén.

A su vez, podemos verificar como en ‘Gestor Silicie’ aparece el asiento que acabamos de tramitar.

Roturas de embotellados

Con las roturas de embotellado haremos lo mismo, pulsaremos en ‘Editar diario’ y cumplimentaremos los datos hasta pulsar los tres puntos de la columna de ‘Imputar a Silicie’. Se nos abrirá nuevamente la ventana de introducción del asiento.

En esta ocasión los datos a cumplimentar serán:

(1) Régimen fiscal: “Suspensivo” – Si no estamos seguros podremos marcar “No sujeto” e indicarlo posteriormente al realizar la liquidación del impuesto.

(2) Tipo de Operación: Según SILICIE no corresponde ninguno.

(3) Tipo de movimiento: “Diferencias en menos almacenamiento”.

(4) Diferencias en menos: “Embotellado”.

Al finalizar, pulsaremos nuevamente en ‘Aceptar’ y podremos ver como se ha marcado la casilla de ‘En Silicie’.

Salida y entrada de producto por cambio de código

Como indicamos al principio del documento se podría dar el caso de que tengamos un producto que no tenga mucha salida por estar envasado en cajas de 12 y prefiramos cambiarlo a cajas de 6. Para ello iremos nuevamente al diario y cumplimentaremos todos los datos hasta llegar a los tres puntos.

Primero reflejaremos la salida de las botellas envasadas en cajas de 12 indicando:

(1) Régimen fiscal: “Suspensivo”.

(2) Tipo de movimiento: “Salida por cambio de código”.

Luego pulsaremos en (3) aceptar y continuaremos cumplimentando la línea de entrada del embotellado en cajas de 6.

En esta ocasión, en tipo de movimiento indicaremos ‘Entrada por cambio de código’. Como siempre al darle aceptar aparecerá el tic en la columna ‘En Silicie’.

Y comprobar como siempre el asiento en ‘Gestor Silicie’.

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Gestión de la cartera de Cobros
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Posted on mayo 1, 2021junio 12, 2021 by responde_controlp

Cartera de cobros

Accederemos a la cartera de cobros desde el menú ‘Ventas y Clientes’, dentro del apartado de ‘Gestión de Tesorería’, en ‘Gestión de cartera’.

En esta pantalla podremos gestionar la cartera de cobros de la empresa. En la barra de herramientas nos encontramos con:

(1) Nueva Remesa

(2) Bancos de la Empresa

(3) Gestionar Vencimientos

(4) Cobros

(5) Utilidades

A continuación, iremos viendo en detalle cada una de estas opciones.

Nueva Remesa

Para poder generar remesas debemos tener previamente configurados los datos de los bancos de la empresa. Para generar una nueva remesa pulsaremos el botón ‘Nueva Remesa’ (1), se nos abrirá la siguiente ventana.

Remesa Nro (1): El programa nos dará automáticamente el número de remesa que corresponda a la serie.
Banco Destino (2): Elegiremos del desplegable la cuenta bancaria a la que queremos llevar la remesa.
Fecha Remesa (3): Indicamos la fecha de la remesa.
Tipo de Remesa (4): Indicaremos la norma que corresponda en función de si la remesa la haremos a la vista o al descuento.
Guardar Cambios (5): Al finalizar guardaremos los cambios.

Para elegir los vencimientos que queremos vincular a la remesa, pulsaremos Añadir Recibos que estará ahora habilitado. Se abrirá la ventana de ‘Vencimientos de clientes’.

Desde aquí podremos filtrar por cualquiera de las columnas, para encontrar más fácilmente aquellos vencimientos que queremos seleccionar para incluir in la remesa. Una vez elegidos solo habrá que pulsar el botón “Añadir a la remesa”.

Nos llevará nuevamente a la ventana de ‘Mantenimiento de Remesas’ donde podremos observar los recibos cargados en la misma. Clicaremos ahora en ‘Generar Fichero’ para poder enviarlo al banco posteriormente. Nos pedirá la ubicación donde deseemos guardarlo, la fecha de abono de la remesa y nos mostrará un mensaje indicando que ‘El fichero se ha generado correctamente’.

Al volver a la Gestión de Cartera veremos como se ha añadido la remesa que acabamos de generar.

Bancos de la empresa

Lo primero que debemos hacer antes de comenzar con la gestión de nuestros cobros, es dar de alta los detalles relacionados con las Líneas de crédito que la empresa tiene contratadas con los bancos a los que lleva a negociar sus remesas. Para ello pulsaremos en el botón ‘Bancos de la Empresa’ (2).

Nos mostrará una pantalla un detalle de las cuentas bancarias de la empresa.

Si queremos consultar o modificar cualquiera de ellas, debemos posicionarnos sobre ella y se abrirá la siguiente ventana, desde la cual podremos modificar cualquiera de los campos que necesitemos.

Si quisiéramos eliminar una cuenta, nos colocaríamos al principio de la línea y pulsaríamos la tecla ‘Supr’ del teclado.

Nos saldrá una alerta si el banco tiene alguna remesa relacionada, con lo que no podrá eliminarse dicha cuenta a menos que cambiemos los datos de la remesa.

Para añadir una nueva cuenta bastará con colocarnos sobre una línea que esté vacía y cumplimentar los datos.

Gestión de vencimientos

Pulsando el botón ‘Gestionar Vencimientos’ (3) se nos abrirá una pantalla en la que podremos ver todos los vencimientos que tenemos pendientes de cobro.

Como en otras opciones de la aplicación, podemos filtrar por cualquiera de las columnas para encontrar más fácilmente los vencimientos que buscamos.

Desde aquí tenemos podremos:

(1) Editar recibo

Aquí podremos visualizar los datos del cliente (1) y los datos del vencimiento (2): número de factura, forma de pago estipulada, fecha de vencimiento, importe, fecha de cobro y notas.

Esta opción nos servirá, además, para marcarlo como recibido o cobrado; en este último caso, cubriremos el campo correspondiente a la fecha del cobro.

Al editar un vencimiento agrupado, es decir, que proviene de la agrupación en uno solo de varios vencimientos distintos, podremos ver toda la información sobre los vencimientos que en él están incluidos e incluso eliminar vencimientos de dicha agrupación.

(2) Añadir recibo

La opción de añadir recibo nos permite crear un recibo con cargo a cualquier cliente sin tener vinculado ningún documento. Cumplimentaríamos todos los datos necesarios y, al finalizar, lo guardaríamos.

(3) Devolución

(4) Agrupar Recibos

Desde esta opción podemos agrupar varios vencimientos en uno solo, para ello hemos de primeramente seleccionar aquellos vencimientos que queremos unir y a continuación pulsar el botón ‘Agrupar Recibos’ (4), nos saldrá la siguiente pantalla.

Con los datos del grupo de vencimientos (1), podremos meterle la forma de pago y cuenta corriente que nos interese y el importe será lógicamente la suma de todos los vencimientos agrupados (2) = (3).

(5) Dividir Recibos

Esta opción no está disponible actualmente.

(6) Imprimir Recibos

El botón de ‘Imprimir Recibos’ nos permitirá imprimir una copia física de los recibos que tengamos seleccionados.

(7) Cobros masivos

La opción de cobros masivos nos permite dar todos los recibos que hayamos seleccionado como cobrados.

Se nos abrirá la siguiente pantalla en la que podremos indicar si queremos marcar los vencimientos como cobrados o si queremos hacer el cobro por caja/ banco donde nos dejará elegir en qué cuenta queremos reflejar el ingreso; además de la fecha.

Cobros

Al pulsar en cobros (4), la aplicación nos mostrará un detalle de todas las facturas pendientes de cobro. Podremos filtrar el listado por cualquiera de las columnas de su cabecera.

Cobrar Factura (1)
Cobrar Vencimientos (2)
Imprimir (3)
Recibos sin factura (4)

Cobrar Factura

Para dar la factura por cobrada pulsaremos en ‘Cobrar factura’ (1). Se nos abrirá la siguiente pantalla, en la cual indicaremos si:

a) Queremos cobrar factura y vencimientos (1), esta opción nos marcará como cobrada la factura y todos los vencimientos, de manera que la factura desaparecerá del listado.

b) Marcar la factura por cobrada (2), esta opción nos marcará la factura como cobrada dejando pendientes los vencimientos que pudiera tener.

Si lo que buscamos es desmarcar una factura que está marcada por cobrada, primero deberemos quitar el filtro del listado para poder seleccionar la factura que buscamos y luego, pulsaremos nuevamente en el botón ‘Cobrar factura’. En esta ocasión nos aparecerá la opción de ‘Desmarcar la factura como cobrada’.

Si en su lugar, lo que buscamos es anular un cobro pulsaremos en ‘Anular cobro Factura y Vencimientos’.

Cobrar vencimientos

Las opciones anteriores nos permitirán cobrar facturas con todos sus vencimientos, pero si lo que deseamos es cobrar algún vencimiento en concreto e incluso, anular el cobro de algún vencimiento, debemos seleccionar el vencimiento pulsando en el signo ‘+’ que se encuentra al principio de la línea y clicar el botón ‘Cobrar Vencimientos’ (2).

Nos mostrará una ventana en la que marcaremos el check de “Cobrado” e indicaremos las condiciones de cobro (fecha de cobro, medio de cobro, etc.).

Si se trata del único vencimiento de la factura, o el último vencimiento que quedaba pendiente, automáticamente daría por cobrada la factura.

Para anular el cobro de un vencimiento tendríamos que seleccionarlo y pulsar de nuevo el botón “Cobrar Vencimientos” para volver a la pantalla anterior. Desde ahí desmarcaremos el check de ‘cobrado’ y nos saldrá el siguiente mensaje de confirmación.

Imprimir

El botón ‘Imprimir’ nos permite imprimir la vista de las facturas con sus vencimientos.

Desde aquí podremos configurar y adaptar el documento y/o exportarlo a otro tipo de documentos.

Si pulsamos en el botón de ‘Personalizar’ se nos abrirán las siguientes opciones.

La pestaña ‘MainView’ (1), se refiere a las facturas pendientes de cobro y la pestaña ‘FacturaRecibos’ (2) a los vencimientos de dichas facturas. La parte señalada con el número 3 que está a la izquierda, nos permite configurar las opciones de vista de este informe. Si desmarcamos la opción de ‘Detalles’, pasará a mostrarnos unicamente el listado de facturas pendientes de cobro. A la derecha se nos mostrará una vista prelimintar (4). Una vez hayamos terminado de configurar nuestras preferencias le daremos a aplicar.

Ahora podremos imprimir (1) o exportar (2) a pdf, html, word, excel, etc.

Recibos sin factura

Pulsando el botón “Recibos sin factura” podremos ver los vencimientos que no provienen de una factura, ya sea porque lo hemos creado manualmente, o porque la factura a la que corresponden pertenece a un ejercicio anterior.

Utilidades

GesERP nos permite llevar un control del riesgo de clientes y bancos gracias a la opción de ‘Utilidades’ donde se nos muestran diversas funciones.

Recalcular Saldos y Riesgos de los Clientes (1)

La primera función con la que nos encontramos nos permite recalcular los saldos y riesgos de los clientes para actualizarlos. Al finalizar el proceso nos saldrá un aviso.

Recalcular Riesgo de los Bancos (2)

Esta opción hace lo mismo que la anterior, pero respecto al saldo y riesgo de las cuentas bancarias de la empresa. Al igual que antes, al finalizar nos saldrá un aviso de que el proceso se ha completado.

Riesgo de un Cliente (3)

Esta función nos permite visualizar todos los riesgos de nuestros clientes pudiendo filtrar por cualquiera de las columnas para encontrar rápidamente la información que buscamos.

El botón ‘Imprimir Riesgo’ (1) nos permitiría imprimir o exportar a Excel lo que estemos visualizando en pantalla.

El botón ‘Riesgo desglosado’ (2) nos permitirá imprimir o exportar a Excel el riesgo de los clientes que tengamos en pantalla desglosando los recibos pendientes de cada uno.

Desde el botón de ‘Informes’ (3), podemos sacar un listado estableciendo determinados filtros.

Orden (1). Determinaremos el orden por el que queremos que aparezca el informe: por cliente, vendedor, zona, forma de pago o fecha de vencimiento.

Rango de Clientes (2). Indicaremos si queremos que liste la información relacionada con un cliente determinado, un grupo o todos los clientes.
Rango de fechas (3). Seleccionaremos el periodo del informe.
Clase de pago (4). Normalmente aparecerá vacía salvo que las hayamos configurado previamente.

Una vez configuradas las opciones pulsaremos en ‘ejecutar’ para poder visualizarlo e imprimirlo o exportarlo.

Las últimas funciones que encontramos en este apartado son ‘No incluir pedidos’ y ‘recargar’ (4) que como ya indican hacen que no se visualicen los pedidos de nuestros clientes y recargan la página.

Riesgo de un banco (4)

Podremos consultar el estado de nuestras Líneas de crédito con respecto a los vencimientos que están asociados a cada una de ellas, cuya cifra de Riesgo límite se corresponderá con la que tenemos informada para cada banco en la casilla correspondiente al Importe máximo de la línea de crédito.

Al pulsar en el signo + a la izquierda de cada línea nos desplegará una relación de los vencimientos vinculados al banco elegido, así como información acerca del riesgo total en vencimientos para esa línea de crédito.

Igual que en el caso del riesgo de clientes también tenemos las opciones de ‘Imprimir Riesgo’ (1), ‘Riesgo desglosado’ (2) e ‘Informes’ (3).

Recalcular IBAN (5)

Esta función nos permite configurar con detalle un informe para obtener de manera específica toda aquella información con respecto al riesgo de clientes y bancos que necesitemos.

Riesgo en curso (6)

Esta función nos permite configurar con detalle un informe para obtener de manera específica toda aquella información con respecto al riesgo de clientes y bancos que necesitemos.

Imprimir (1). Nos permite, una vez configurado el informe, imprimirlo o exportarlo.
Guardar diseño (2). Gracias a esta función podremos diseñar diferentes tipos de informes y guardarlos para su posterior reutilización.
Cargar diseño (3). Nos ayuda a recuperar un diseño guardado previamente.
Campos adicionales de información (4). Estos campos pueden arrastrase al informe para obtener la información específica que busquemos.
Columnas del informe (5). Por defecto aparecen los campos de ‘Importe’ e ‘Importe Divisa’ pero podemos arrastrar cualquier campo.
Filas del informe (6). A esta área podremos arrastrar los campos que compondrán las filas de nuestro informe.

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