Punteando movimientos

Verificación de SILICIE

En este tutorial os vamos a explicar cómo detectar descuadres relacionados con SILICIE.

El primer paso antes de comenzar será verificar si los valores que se muestran en el gestor de Silicie dentro de la aplicación coinciden con los valores que aparecen en la sede electrónica de Silicie.

Es muy importante realizar comprobaciones regularmente para, en caso de detectar cualquier desviación, poder subsanarla de manera fácil y rápida.

De este modo, nos vamos a encontrar con dos casos: cuando coinciden y cuando no.

¿Cómo hacer la verificación?

Nos vamos a GesBodegas – Gestor de Silicie y filtramos el grid por un producto determinado. Dependiendo de si usamos códigos internos o no este filtro bastará con aplicarlo a ‘Referencia Producto’ o a ‘Referencia Producto’ y ‘Clave NC’ por ejemplo. Nos aseguraremos también de cargar el libro completo de Silicie antes de realizar cualquier comparación.

Libro completo Silicie filtrado por producto

Ahora observamos el sumatorio de la columna ‘Cantidad’ y ese será el total de litros que debería coincidirnos con el mismo producto en la sede de SILICIE.

Para consultar el resultado podéis acceder al siguiente enlace: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/DO01.shtml y seleccionar ‘Consulta de Existencias’.

Web Silicie, consulta de existencias

Gestor de SILICIE y sede SILICIE coinciden

Si coinciden ahora debemos verificar que la cantidad total de litros de un producto dado coincide con el stock que tenemos en la aplicación.

Graneles

Si el producto es referente a un granel veremos su stock desde la pestaña de ‘Depósitos’ filtrando el grid por la materia prima que queremos observar. Esto lo hacemos porque el granel puede estar distribuido en varios tanques.

Depósitos filtrados por materia prima

Si la suma total de los litros nos coincide con Silicie pero no con el stock real del producto, significará que nos faltan movimientos por introducir en la aplicación, ya sean entradas de albaranes, órdenes de fabricación u órdenes de producción.

Si la suma no nos coincide debemos localizar el descuadre. Para ello vamos a seguir los siguientes pasos:

1. Exportar el libro completo de Silicie a un Excel.

Pulsamos sobre el botón de ‘Imprimir’ que está en la parte superior.

Imprimir libro Silicie

Se nos abrirá el siguiente informe, pulsamos sobre el símbolo del folio con una flecha y desplegamos seleccionando la opción de ‘Documento XLS’ o ‘Documento XLSX’ + ‘Aceptar’ + Guardar archivo + Abrir.

Exportar a excel el libro de Silicie

Se nos abrirá un Excel, para empezar a trabajar con él pulsaremos sobre el triángulo que esta antes de la columna A para seleccionar todo y luego haremos doble clic en cualquier línea divisoria del encabezado de columnas para que se adapte el ancho a su contenido.

Ajustar libro de excel

Ahora eliminaremos u ocultaremos las columnas que no nos interesan. Esto se hace colocándose sobre la cabecera de la columna y con el botón derecho elegimos ‘Eliminar’ u ‘Ocultar’. Dejaremos solamente las columnas: Referencia producto, Descripción producto, Fecha registro contable, Num. Referencia interno, Tipo asiento, Tipo movimiento y Cantidad.

Campos necesarios para la comparación

2. Exportar los movimientos de los tanques a Excel.
Desde la ‘Gestión de depósitos’, seleccionamos la pestaña de ‘Histórico Mov.’ y elegimos uno de los depósitos que contiene nuestro granel. Al mostrar los movimientos pulsamos sobre el botón de ‘Envía a Excell’ y repetimos la operación del punto uno en cuanto a la exportación y ajuste del tamaño de las columnas.

Enviar a excel histórico movimientos tanque
Exportación a excel de los movimientos del tanque

Debemos tener en cuenta que, si empezamos el registro de Silicie en el año 2020, debemos comprobar si el descuadre nos viene desde este ejercicio. Si es así, esta operación también debemos repetirla en 2020 fijándonos en todos los tanques donde hemos contenido nuestro granel.
3. Dividimos la pantalla y comparamos.
Ahora que tenemos los dos archivos preparados, vamos a empezar a trabajar con ellos. Os recomendamos dividir la pantalla de vuestro equipo para analizarlos más fácilmente, sólo tendréis que seleccionar uno y pulsar sobre la tecla de inicio de Windows + la flecha de dirección izquierda o derecha (  + ←/→) y hacer lo mismo con el otro archivo.

Comparación de archivos con la pantalla dividida

Ahora vamos a ir cotejando las cantidades de entrada y salida del tanque (izquierda) con las cantidades de los asientos de Silicie (derecha), en caso de coincidencia comprobamos si nos coinciden las fechas y al lado del movimiento podemos poner una marca para indicar que la cantidad ha sido verificada, nosotros vamos a indicarlo con un asterisco en el tanque y  el número del depósito en Silicie.

Resultado de la comparación entre archivos

Una vez comprobados todos los depósitos pueden quedar movimientos en el depósito que no se hayan registrado en Silicie, ello puede ser debido, por ejemplo, a un movimiento de trasvase. De ser así, debemos ver a qué otro depósito se movió el granel y qué se hizo allí con él y si esa operación sí aparece registrada en Silicie.

Productos terminados

Seguiremos los mismos pasos que para el granel, con la diferencia de que, en lugar de tomar los movimientos de los tanques, tomaremos como referencia el extracto de artículos.

Para el cálculo de los litros tomaremos la capacidad del envase y la multiplicaremos por las unidades. Ejemplo, albarán 6 de la imagen: 25 unidades x 3 litros = 75 litros.

Extracto de artículos para comparación con Silicie

Gestor de SILICIE y sede SILICIE no coinciden

Imaginemos que ahora no nos cuadra el Gestor de Silicie con la sede electrónica de Silicie. Primero comprobaremos si nos faltan asientos por enviar, de ser así, verificamos si la diferencia nos coincide con ellos.

Si no tenemos asientos sin enviar o aún teniéndolos, no nos coinciden debemos comprobar si en la aplicación tenemos bien los stocks con respecto al Gestor de Silicie. Si es así, lo que debemos comparar serán los movimientos de la sede electrónica con los del Gestor de Silicie.

Para acceder al registro de asientos podéis acceder al mismo enlace de antes: https://www.agenciatributaria.gob.es/AEAT.sede/procedimientoini/DO01.shtml y en esta ocasión seleccionar la consulta y gestión de asientos:

Web Silice: consulta y gestión de asientos

Silice os da la opción de exportar a un Excel los registros. Para la comparación entre ambos os recomendamos seguir los mismos pasos que os describimos en las comparaciones anteriores.

Causas más comunes de descuadre

  1. Referencia producto: Que exista una misma referencia para varios productos (ocurre cuando trabajamos con códigos internos) o se hubiera modificado.
  2. Código NC y clave de Producto: Cuando hayamos modificado el código NC o la clave de Producto de un artículo o granel, pues para Silicie será como un producto distinto. Si queremos hacer estos cambios debemos modificar todos los asientos previos relacionados con el mismo producto para que vayan todos igual.
  3. Ordenes de fabricación: se puede dar el caso de que en la aplicación seleccionéis erróneamente un depósito y en el movimiento, aunque denomináis correctamente el granel que queréis tomar, lo que contiene el depósito realmente no se corresponde, por lo que a Silicie irá un movimiento con el granel del que queríais hacer el movimiento, pero en la aplicación el stock que se reduce es el de la materia prima que realmente contiene el tanque. Por ejemplo: Hacemos una orden de fabricación de licor de avellanas y por error tomo el depósito 5 que contiene licor de almendras, en lugar de el 2 que es donde tengo el licor de avellanas. A Silicie irá correctamente el asiento, referido al licor de avellanas, pero en la aplicación el granel usado será el licor de almendras.
  4. Órdenes de producción: ocurre algo parecido a las órdenes de fabricación, podemos habernos equivocado en el depósito y usar otro granel distinto del que pensábamos utilizar. En esta ocasión, el asiento a Silicie indicará la materia prima que el producto tenga en su escandallo a pesar de que el stock que se reduce sea el del granel que realmente contiene el tanque.
  5. Ausencia de orden de fabricación: hemos detectado el caso de tras hacer algunos trasvases de unos depósitos a otros, luego se ha realizado una orden de producción, sin haber realizado la correspondiente orden de fabricación para transformar las diferentes materias primas en el granel necesario para la producción de embotellado.

Soluciones

Puntos 1 y 2, modificar los asientos relativos al producto igualando en todos los casos la referencia de producto, código NC y clave de producto y para el caso de una referencia duplicada crear una nueva y diferencia correctamente los productos implicados.

Para los puntos 3 y 4, lo mejor es deshacer las ordenes de fabricación y de producción y repetir dichas operaciones.  Si no fuera posible por una detección tardía os recomendamos contactar con nosotros para estudiar el caso.

Punto 5, lo mejor es deshacer los movimientos del depósito y repetirlos incluyendo la orden de fabricación. De no poder hacerlo, se podría dar una salida y entrada por cambio de código, es decir, daremos baja de las materias primas que íbamos a usar para hacer el granel y alta a este último.

Podéis consultar los manuales relativos a ‘Anulación y modificación de asientos’ y ‘Movimientos de entrada y salida por cambio de código’ que os dejamos en los siguientes enlaces:

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SILICIE 2020

Registro de asientos de SILICIE no enviados en el año anterior

Se habilita el registro de asientos no enviados en el año anterior desde el diario de almacén. Tomemos como ejemplo la realización de un albarán de salida.

Diario almacén asientos SILICIE

Escogeremos en el diario la fecha de origen del movimiento. Cubriremos la línea con los datos del artículo o artículos incluidos en el albarán de venta. Tras ello pulsaremos en los tres puntos de la columna de ‘Imputar a Silicie’ e iremos rellenando los datos:

      1. Régimen fiscal: el que corresponda, en nuestro ejemplo será ‘Impuesto devengado tipo pleno’.
      2. Tipo Movimiento: ‘Salida interior’.
      3. Tipo de Justificante: ‘Albarán de circulación’.
      4. Núm. Justificante: indicaremos el número de albarán original.
      5. Origen/ Destino: nos saldrá un listado con todos nuestros clientes, sólo tendremos que seleccionarlo.

Al terminar pulsaremos en ‘Guardar cambios’ y comprobaremos en el ‘Gestor Silicie’ cómo ya ha sido generado el asiento, pudiendo por fin enviarlo correctamente.

Gestor SILICIE, salida interior 2020
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Anulación o modificación de asiento de SILICIE de forma manual

Ges|Bodegas – Versión 21.4.18.0

Gracias a esta versión podremos anular o modificar cualquier asiento de libro de SILICIE, incluso de años anteriores. Lo que debemos hacer es ir al Gestor SILICIE de la aplicación y seleccionar el asiento que queremos modificar o anular, tras ello clicaremos dos veces sobre él y aparecerá la siguiente pantalla.

Ventana de anulación o modificación asto SILICIE

Anulación

Al pulsar en ‘Anular’ (1), se nos abrirá una ventana solicitando la contraseña de seguridad: “GesBodegas2020.”.

 

Ventana de anulacion o modificación asto SILICIE

Al darle a ‘aceptar’ nos saldrá una ventana informativa que nos preguntará si queremos continuar con la anulación del asiento.

Anulación asiento SILICIE

Cuando pulsemos en ‘Sí’ desaparecerá y volveremos a la ventana anterior, para salir de ella pulsaremos en la ‘X’.

Si recargamos los datos, observaremos que se ha generado un asiento de anulación. El asiento de origen que en nuestro caso es el 115 ya no podrá ser modificado.

 

Libro SILICIE

Mensaje de información SILICIE

Modificación

Si lo que queremos es modificar un asiento, lo seleccionaremos, como en el caso anterior y pulsaremos dos veces sobre él. En esta ocasión podemos observar en la pantalla que aparece un formulario con los campos que son modificables. Debemos tener en cuenta que aquellos campos marcados con un asterisco sólo se efectuarán cuando no implique un movimiento en depósito.

 

Modificación asto SILICIE

Cuando hayamos terminado de modificar aquellos datos que consideremos pulsaremos en ‘Modificar’ (2).

Modificación asto SILICIE

Como en el caso anterior, nos saldrá una ventana informativa que nos preguntará si deseamos continuar con la operación.

Mensaje confirmación modificación asiento SILICIE

Al decirle que sí, saldremos de la ventana pulsando en la ‘X’. Al volver al libro registro podremos observar que se han generado dos nuevos asientos.

Libro SILICIE

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Compra-venta productos alcoholicos

Compra-venta de productos alcohólicos en régimen suspensivo

Si un mismo artículo, en unos casos no tiene que registrarse en el SILICIE y en otros casos si, deberemos crear dos artículos distintos en GesERP:

articulo uno
articulo dos
Menu escandallo

Para el artículo que tenga que registrarse en el SILICIE se deberá crear un escandallo, siendo suficiente con que tenga solamente la cabecera del escandallo. Para ello iremos a ‘Escandallos’ dentro del apartado de ‘Embotellado y etiquetado’.

Buscaremos el artículo y pulsaremos en ‘Agregar Escandallo’, el programa nos cumplimentará todos los datos de la cabecera. Luego clicaremos en ‘Guardar cambios’.

Cabecera escandallo

Cuando hagamos una compra de este producto, podremos indicar en el albarán de compra el régimen fiscal con el que se registrará en el SILICIE:

Albarán de compra régimen suspensivo
Gestor SILICIE - Entrada interior

De la misma forma también podremos seleccionarlo cuando hagamos una venta:

Albarán venta - regimen suspensivo
Gestor SILICIE - Salida exportación
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Se habilita la visualización del libro completo de SILICIE

Ges|Bodegas Versión 21.1.31.0

Se añade la nueva funcionalidad de poder consultar el libro completo de SILICIE desde el Gestor SILICIE.

Libro completo SILICIE

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Albarán de abono – Reintroducción de artículo

 

Ges|Bodegas – Versión 21.1.04.0

Cuando necesitamos realizar un albarán de abono, la aplicación nos pide un número de asiento previo, tal y como exige SILICIE. Pongamos un ejemplo: Tenemos el siguiente albarán sobre el que queremos realizar un abono.

 

Ejemplo albarán

Ahora haremos el albarán de abono. Iremos a ‘Ventas y Clientes’ – ‘Albaranes de Venta’ y clicaremos en agregar albarán para ir cumplimentando los campos:

Albarán de abono

Al llegar al final de la línea del artículo nos saldrá automáticamente la ventana que nos solicita el número de asiento previo. Una vez introducido pulsaremos en aceptar. Al finalizar pulsaremos en guardar cambios.

Podemos comprobar en Gestor de SILICIE que nos ha generado un asiento de reintroducción de producto para reflejar el abono.

Libro SILICIE

En el caso de que no estemos llevando un registro de SILICIE desde la aplicación podremos introducir la referencia de asiento que nos proporciona la AEAT. Para ello, cuando la aplicación nos solicita el número de asiento previo, teclearemos ‘XXX’.

Asiento previo SILICIE en albarán de abono

A continuación, nos saldrá el siguiente mensaje, en el que podremos introducir dicha referencia.

Referencia aeat asiento previo SILICIE en albarán de abono

 

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Configuración SILICIE

Configuración régimen fiscal de envío a SILICIE

Menu configuración

Para configurar el régimen fiscal con el que se harán los envíos a SILICIE habrá que ir a la pestaña ‘Ges Bodega’, en el apartado de ‘Silicie AEAT’ y pulsar en ‘Configuración’.

Se nos abrirá la siguiente pantalla.

Configuración de SILICIE
  1. Bandeja de entrada y salida para el envío de registros y recepción de respuesta de SILICIE. Vienen establecidos por defecto, no pudiendo ser modificados.
  2. Prefijo EndPoint: nos dejará establecer si estamos en un ‘entorno de Producción’ o en un ‘entorno de Pruebas’. Por defecto ha de estar en ‘entorno de Producción’ para que contabilice en SILICIE.
  3. Serie Certificado. En el desplegable nos dará a elegir entre los que tengamos instalados en nuestro explorador. Debemos estar atentos a las caducidades.
  4. Régimen fiscal. Aquí estableceremos cual será el régimen fiscal por defecto para las compras y ventas. En nuestro ejemplo hemos elegido el ‘SUSPENSIVO’.
Albarán ventas - Régimen fiscal

Ello no impide que a la hora de hacer un albarán de ventas o uno de compras podamos elegir en cada momento el impuesto aplicable.

5. Escogeremos el que corresponda a nuestro negocio del desplegable.

6. Tipo de Establecimiento. Indicaremos la actividad a la que nos dedicamos.

7. CAE Establecimiento. Pondremos nuestro CAE. En el caso de tener varios, marcaremos la casilla 9 ‘Es CAE BA’ e indicaremos en el recuadro 10 cual corresponde a cada una de las actividades que desarrollemos.

8. Podemos indicar si deseamos o no trabajar con Código Interno en SILICIE. Hemos de tener en cuenta que una vez que un producto tiene un código interno y lo enviamos a SILICIE, dicho producto no podrá cambiar el código.

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