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Categoría: Ges|ERP
Aplicación
Cierre del ejercicio 2022
Llega el final del año 2022 y con él el cierre de ejercicio. A continuación, vamos a detallar paso a paso cómo realizarlo de manera correcta y segura.
Puntos clave
- Nadie puede estar trabajando con la aplicación y/o módulos adicionales.
- Debe realizarse desde el servidor.
- Realizar una copia de seguridad y verificar que sea correcta.
- Actualizar la aplicación a la última versión.
- Realizar el recalculo de stocks.
- Comprobar la información antes de empezar con el cierre de ejercicio (albaranes, stocks, vencimientos, artículos obsoletos, etc.).
- Establecer las preferencias de cierre y comenzar el proceso.
- Verificar el correcto traspaso de información.
1. Realizar una copia de seguridad
El primer paso es realizar una copia de seguridad de la carpeta de datos de la empresa. Es necesario que nos aseguremos de disponer de una copia de seguridad y de que ésta es correcta.
Consejos para realizar una correcta copia de seguridad
- Nadie puede estar trabajando dentro del programa y/ o aplicaciones comunes, de lo contrario esta copia será incorrecta y no servirá en caso de necesitarla.
- b) Asegúrate de que la copia quedó bien realizada y que el sistema no dio ningún mensaje de error.
La realización de la copia de respaldo va a depender del tipo de base de datos con la trabaje el programa.
¿Cómo saber con qué base de datos trabaja nuestra aplicación?
Conocer con qué tipo de base de datos trabaja la aplicación es muy sencillo.
Desde el equipo servidor, buscamos ‘SQL backup Master’. Si sale la aplicación significa que nuestra base de datos es SQL y si no es ACCESS.
· BBDD ACCESS
Para realizar la copia de seguridad, lo primero es situarnos en la carpeta en la que tenemos instalado el programa. Para ello, desde el escritorio, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el icono de ges|ERP y seleccionamos la opción de ‘Abrir la ubicación del archivo’.
Esta opción nos llevará hasta el directorio que contiene la aplicación y todos los archivos necesarios para su funcionamiento.
No situaremos en la carpeta anterior para poder seleccionar la carpeta GesERP al completo y copiarla.
· BBDD SQL
En este caso, realizamos la copia con la ayuda de ‘SQL Backup Master’ pulsando en la opción de ‘Back up now’.
Para saber dónde se ha guardado la copia de seguridad, pulsaremos en ‘Actions’ y seleccionamos ‘Edit backup job’.
2. Actualizar la aplicación
Antes de proceder al cierre de ejercicio es necesario actualizar la aplicación a la última versión disponible. Para ello pulsaremos sobre el botón de ‘Actualizar’ situado en la parte superior del programa.
El botón sólo es visible con el usuario administrador.
Si no disponéis de este botón o bien os da error, deberéis poneros en contacto con nosotros para realizar una actualización manual. Para realizar el cierre es imprescindible que la aplicación esté actualizada.
3. Hacer un recalculo de stocks
Ahora que la aplicación se encuentra actualizada realizamos previamente al cierre un recalculo de los stocks. Vamos a la pestaña de ‘Artículos’ y seleccionamos la opción de ‘Regularización de stocks’. Esta operación durará un tiempo.
Al finalizar la ventana del recalculo se cerrará sola.
Además de hacer el recálculo es conveniente que los stocks estén ‘cuadrados’, es decir, que el stock que muestra el programa para cada artículo coincida con el stock que tenemos físicamente en la empresa; por otra parte, el stock del artículo también debe coincidir con el stock de lotes.
Si los stocks no están correctos al momento del cierre, estos descuadres se arrastrarán al ejercicio siguiente, y serán más difíciles de cuadrar.
Consejo
- El proceso de corrección de descuadres en los stocks puede llevar un cierto tiempo, por lo que es conveniente hacerlo con antelación, y no esperar al momento de hacer el cierre.
- De hecho, sería conveniente realizarlo de forma periódica y con cierta frecuencia a lo largo del ejercicio para detectarlos cuanto antes y evitar que se acumulen.
Si tiene alguna incidencia de este tipo, para resolverla consulte los manuales de su aplicación en nuestra web: https://responde.controlp.es/consultas/. Si no encuentra lo que está buscando póngase en contacto con nosotros.
4. El siguiente paso es el Cierre del Ejercicio
Pulsamos el botón ‘Cierre de Ejercicio’, situado en la parte superior de la pantalla.
En la aplicación antigua, esta opción se encuentra dentro de ‘Utilidades’.
Preferencias de Cierre
Se nos abre la siguiente ventana con las preferencias de cierre.
Los puntos (1), (2) y (3) se refieren a cómo cerrar el ejercicio:
- Opción (1): Cerrar la empresa creando una nueva para el año próximo dentro de la misma base de datos.
- Opción (2): Comenzar el nuevo ejercicio sobre la empresa existente, de esta forma se borrarán todos los datos de la empresa existente.
- Opción (3): Inicializar el nuevo ejercicio en una nueva base de datos, de esta forma habrá dos ficheros de bases de datos una para el ejercicio 2022 y otra para el ejercicio 2023.
En el caso de bases de datos SQL, esta opción ya no aparece.
En el caso de bases de datos Access, la opción (3) nos presenta la siguiente pantalla, en la que podemos elegir inicializar la base de cero o indicar si ya está inicializada.
¿Cuándo indicamos que ya está inicializada?
- Cuando hemos intentado hacer el cierre previamente y se traspasaron algunas tablas, pero por alguna razón se interrumpió el proceso.
- Si se dispone de varias empresas dentro del grupo, para realizar el cierre de la segunda y siguientes empresas, debemos marcar las dos casillas inferiores y cambiar el nombre de fichero de ‘datoslimpia.mde’ a ‘datos.mde’.
Otras preferencias:
Punto (4): de elegir esta opción, sólo se traspasarían los vencimientos pendientes.
Punto (5): marcando esta casilla traspasamos los artículos marcados como obsoletos que tengan valores de stock actual, pendiente de servir o pendiente de recibir distintos de cero. Si no, no se traspasarían.
Punto (6): pueden traspasarse también los pedidos de clientes que estén pendientes de servir marcando este recuadro.
Punto (7): marcando esta opción, elegimos traspasar los albaranes de venta que estén pendientes de facturar.
Consejo
-
- Los albaranes de venta deben facturarse en el mismo período en que se genera el hecho impositivo, por lo tanto, no deberían pasarse al ejercicio siguiente albaranes sin facturar anteriores al mes de enero.
- Si hay albaranes que no se van a facturar deberán marcarse como no facturables, para que no pasen al ejercicio siguiente.
Punto (8): a su vez, podemos traspasar también la cartera de cobros que se encuentre pendiente de cobrar al seleccionar esta opción.
Punto (9): podemos elegir también no traspasar albaranes de representados para aquellos casos en los que existan este tipo de albaranes.
Punto (10): si elegimos esta opción, el programa traspasará los pedidos de proveedores pendientes de recibir.
Punto (11): esta opción desaparece este año.
Punto (12): si marcamos esta casilla se traspasará la cartera de pagos pendiente de pagar.
Punto (13): Si marcamos esta casilla se traspasarán los albaranes de venta pendientes de facturar que tengan importe cero.
Punto (14): la casilla 14 nos permite traspasar los albaranes de venta pendientes de facturar con importe pendiente de cobrar por entregas, agrupando los albaranes de venta por referencia, la cual es el código del pedido de cliente.
Punto (15): si tenemos albaranes de venta periódicos, podemos marcar esta opción para que le cambie el año al nuevo ejercicio económico.
Punto (16): de igual forma, si queremos actualizar el precio de los albaranes de venta periódicos aplicándoles un porcentaje de incremento, podemos hacerlo seleccionando esta casilla e indicando dicho porcentaje en el recuadro que está al finalizar la línea.
Más información sobre el proceso de cierre
En el proceso de cierre no se traspasarán los artículos marcados como obsoletos, ni tampoco las líneas que los contengan, ya sean de presupuesto, pedido, albarán o factura.
Se traspasarán los presupuestos vigentes a fecha de cierre, aunque no las líneas que contengan artículos marcados como obsoletos ni tampoco las líneas pasadas a pedidos de cliente.
Se traspasarán las ofertas vigentes a fecha de cierre de ejercicio, con la excepción de las líneas de artículos obsoletos.
Proceso de cierre
Una vez definidas las preferencias de cierre, pulsamos sobre ‘Comenzar’. Lo primero que hará el programa será descargar los ficheros necesarios para el cierre.
A continuación, nos muestra una ventana en la que, de existir, podremos elegir en una lista los representados que queramos traspasar al siguiente año. Al finalizar pulsamos en ‘Salir’.
En la parte inferior aparecerán unas barras de progreso con la información sobre el transcurso del traspaso de información.
Al finalizar se abrirá una ventana informando de que el proceso de traspaso ha concluido y que va a renombrar las bases de datos y realizar la regularización de stocks.
Cuando termine de hacer la regularización se mostrará en la pantalla el mensaje de que el proceso se ha realizado correctamente y ya podemos posicionarnos en el ejercicio 2023.
Puede ocurrir que al terminar nos indique las bases de datos no se han renombrado correctamente. En este caso, poneros en contacto con nosotros lo antes posible para solucionarlo.
5. Comprobación
Nos situamos en el nuevo ejercicio y vamos comprobando que el traspaso se ha efectuado de manera correcta: artículos, proveedores, clientes, albaranes pendientes, vencimientos, stocks, etc).
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Envío de facturas a dirección alternativa
Hemos añadido una nueva funcionalidad para poder enviar una factura directamente desde el apartado de albaranes de venta a una dirección de correo diferente de la del propio cliente. Os explicamos como funciona.
En albaranes de venta, si el albarán está facturado, tendremos habilitado un nuevo botón que contiene ésta nueva funcionalidad.
Para que funcione correctamente, necesitamos tener definido un contacto en la ficha del cliente que tiene que pertenecer al departamento de «Facturacion«.
Una vez tenemos configurado el contacto en la ficha del cliente, ya podemos utilizar el botón. Nos enviará el correo electrónico con la factura a la dirección de Facturación que hayamos definido para ese cliente. Si el informe/factura tiene parámetros tendremos que establecerlos y confirmar que todo está correcto en la ventana de envío.
La funcionalidad también está implementada en el apartado de Gestión de facturación:
Al igual que para albaranes de venta, hemos de tener definido un email del departamento de facturación para el cliente de la factura que queremos enviar. El funcionamiento es el mismo que para albaranes, solamente que tendremos que seleccionar la factura que se enviará de todo el listado que nos muestra la aplicación.
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Traer descuentos al presupuesto
En los presupuestos de clientes aparece una nueva casilla denominada ‘Traer descuentos’.
Cuando esta casilla esté marcada el programa buscará de manera automática todos los descuentos relacionados dentro de la aplicación, es por ello por lo que aparecerán hasta cinco tipos de descuento diferentes. Si pasamos el ratón por encima de cada uno de ellos nos detallará información acerca del mismo.
- DTO1%: muestra el descuento fijado en la ficha de cliente, dentro de la pestaña de ‘Datos fiscales’.
- DTO2%: muestra el ‘Dto ventas’ de la ficha del artículo.
- DTO3%: muestra el descuento establecido en la tabla de descuentos del grupo de clientes.
- DTO4%: muestra el descuento indicado en la tabla de descuentos de la ficha de cliente.
- DTO5%: muestra el descuento de la línea establecida por el usuario.
Tratamientos de los descuentos en el pedido de clientes
Si pasamos el presupuesto a un pedido, la aplicación no buscará nuevamente los descuentos, si no que respetará los que se hubieran establecido en el presupuesto con anterioridad.
Si necesitamos editar el pedido una vez creado y cambiar las unidades o el precio, no actualizará los descuentos por estar asociados al presupuesto.
Si en lugar de asociar un presupuesto a un pedido, hacemos un pedido directamente, la aplicación buscará los descuentos relacionados dentro de la aplicación y los actualizará cada vez que lo modifiquemos.
Tratamiento de los descuentos en el albarán de ventas
Si el pedido asociado a un presupuesto lo pasamos a un albarán de ventas, el programa actuará de igual forma que en los pedidos, respetando los descuentos del presupuesto sin actualizarlos.
Si el albarán no estuviera asociado a un pedido relacionado con un presupuesto con la opción de ‘Traer descuentos’ marcada, entonces actualizará los descuentos relacionados en todo momento.
Nueva opción de actualizar precios al copiar tarifa
Dentro de los presupuestos, pulsar sobre ‘Copiar tarifa’ se nos abrirá la siguiente pantalla en la que podremos marcar la opción de ‘Actualizar los precio según la ficha del artículo’.
Si marcamos esta opción significa que el programa buscará los precios en la ficha del artículo según la tarifa designada en el cliente seleccionado.
Si el presupuesto tiene marcada la opción de ‘Traer descuentos’, el programa buscará también los descuentos asociados al generar el nuevo presupuesto con la excepción del descuento de la línea (el fijado por el usuario) que lo copiará del presupuesto origen.
Si la opción no estuviera marcada, el programa copiará los descuentos del presupuesto original.
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Llevar un control de cajas
Para que la aplicación lleve un control de las cajas debemos ir a la ficha de la empresa y en la pestaña de ‘Otros Datos’, marcar la opción de ‘Gestión de stocks por Bultos/ Cajas’.
Esto hará visible el campo cajas tanto a nivel de artículo como a nivel de lotes.
Proceso de compras
- Pedidos a proveedor
- Recibir Pedidos de proveedor
- Albaranes de compra
Proceso de ventas
En el proceso de ventas, la búsqueda de artículos estará filtrada por aquellos con stock disponible en el almacén elegido en la cabecera del pedido o albarán de ventas.
- Pedidos de clientes: aparecen también en la búsqueda de los lotes los campos relativos a cajas y cajas disponibles del mismo.
- Recibir pedidos de clientes
- Albarán de ventas
Diario de almacén
Ahora se controlarán las cajas tanto a nivel de línea como de lotes en los diferentes tipos de movimientos: entradas, salidas y traspasos entre almacenes.
Entrada rápida
Exportación de artículos
En la exportación de artículos aparecen dos nuevas columnas, una para indicar el lote de cajas a nivel de artículo, ‘Stock Cajas’, y otra para indicar la cantidad de cajas a nivel de lote, ‘Cajas Lote’.
Importación de artículos
Informamos de la cantidad real de los artículos y los lotes que tenemos en el almacén e importamos los stocks, el programa dejará en primer lugar el almacén a cero y luego importará los stocks correctos.
Extracto de artículos
Extracto de lotes
Listado de stock desglosado de artículos
Desde la ficha del artículos, al hacer clic en ‘Listados’, seleccionamos al opción de ‘Stocks Desglosados’, indicamos si queremos la información de todos los artículos o no y de todos los almacenes o no. Este listado nos mostrará los stocks tanto a nivel de artículos como de lotes por almacén.
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Registro de accesos
Ahora se pueden consultar los registros de acceso de todos los usuarios. Sólo tendrá acceso a ellos el usuario administrador.
Desde el menú principal, en la parte superior, aparece un nuevo botón denominado ‘Log Accesos’. Al hacer clic sobre él se nos abre la siguiente ventana. Pulsando sobre el archivo del día que está en la parte superior, nos mostrará en la parte inferior los diferentes accesos con la información del usuario, día y hora.
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Auditorías
Para la creación de un modelo de auditoría debemos abrir la pestaña lateral derecha ISO 9000 de nuestra aplicación de gestión.
Pinchamos dentro del apartado auditorías, en crear/editar auditorías.
Aparecerá la siguiente página, en la que podremos crear una auditoría nueva, o editar una ya creada, así como consultar las existentes.
Crear auditoría
Para crear una auditoría nueva, pulsamos en “Agregar auditoría” (3).
La aplicación entra en el modo edición. Debemos introducir el título de la Auditoría en el campo descripción (1). Tendremos que seleccionar el tipo de encuesta que vamos a crear, escogiendo uno de los tipos del desplegable (4). A su vez, debemos introducir el número de la pregunta y el texto de la pregunta en las casillas de texto habilitadas. El apartado de plantilla nos permite seleccionar una plantilla en formato Excel para realizar la exportación de los datos.
Una vez creada, para guardar los cambios, pulsamos sobre “Guardar cambios” (2). En el caso de no querer realizar ningún cambio, pulsamos sobre “Cancelar” (3).
Editar auditoría
Para editar una auditoría, seleccionamos la deseada mediante los controles de búsqueda (6) o el apartado de búsqueda (7) y pulsamos en “Editar Auditoría”.
La aplicación entra en modo de edición permitiendo realizar cambios en los campos de texto. Para guardar los cambios realizados pulsar sobre “Guardar cambios”.
Eliminar auditoría
Para eliminar una auditoría, buscamos la deseada mediante los controles de búsqueda (6) o el apartado de búsqueda (7) y pulsamos en “Borrar auditoría”.
Buscar auditoría
Para buscar una auditoría utilizando el apartado de búsqueda (7), pulsamos en “Buscar auditoría” y aparecerá un listado de las existentes. Haremos doble clic en la deseada y pasará a la pantalla principal.
Imprimir auditoría
Para imprimir una auditoría, seleccionamos la deseada mediante los controles de búsqueda (6) o el apartado de búsqueda (7) y pulsamos en “Imprimir auditoría”. Aparecerá el cuadro de diálogo búsqueda para escoger la auditoría a imprimir.
Consulta auditoría
Para consultar los resultados de las auditorías, dentro de GesERP, pestaña lateral derecha «ISO 9000», apartado auditorías, ‘Resultados Auditorías’.
En este apartado, aparecerán las auditorías creadas, y estará coloreado conforme la auditoría está completa, incompleta o sin cubrir.
Tendremos disponible campos para la suma de la puntuación en la parte baja de cada auditoría. El campo observaciones se muestra debajo de cada una.
Para las auditorías agrupadas, será posible desplegar el grupo de respuestas para ver el conjunto.
Exportar auditoría
Para realizar la exportación a EXCEL de la auditoría realizada, hacemos click derecho en la fila y seleccionamos generar anexo.
Aplicación móvil
Configuración inicial
En la primera ejecución de la aplicación, el usuario debe acceder al apartado configuración e introducir los siguientes datos:
En el campo URL del servicio (1), deberá introducir la api del servicio.
En el campo (2) Empresa: 01, y el (3) Ejercicio corresponderá al año vigente, en este caso 2021.
Para realizar el login, deberán introducir el DNI y la contraseña del empleado de GT (gestión del tiempo).
Una vez logueado y dentro de la aplicación, en el menú desplegable de la parte superior izquierda (1), debe hacer clic en explorar.
La pantalla a la que accedemos es la relación de modelos de auditorías que hay creadas desde la aplicación GesERP antes explicada con un filtro para poder navegar cómodamente entre ellas (1).
Pinchando encima de un modelo, pasaremos a la pantalla en la que se muestran las auditorías realizadas. Desde aquí podremos consultar una auditoría ya realizada o crear una nueva pulsando en los tres puntos del menú superior derecho y añadir.
Al pulsar sobre añadir nueva encuesta, se abrirá una pantalla con los datos del modelo, del técnico logueado actualmente y la fecha, que no podrán ser modificados, así como un apartado de observaciones.
Pulsando en el botón crear, se crea la nueva auditoría con la fecha y hora actuales que podrá ser cubierta, pulsando sobre la misma, lo que nos lleva a la pantalla para ello.
El campo respuesta puede ser pulsado para cambiar la puntuación. Si se pulsa, aparecerá un menú para seleccionar la opción para contestar. Pulsando en ok, guardaremos la respuesta para esa pregunta.
Los cambios realizados quedan guardados en tiempo real, de forma que, en el momento de terminar la encuesta, todos los cambios ya están registrados.
Para actualizar el listado de preguntas, en el menú superior derecho de los tres puntos, podemos ver recargar preguntas. Pinchando sobre él recargará las preguntas.
Los cambios realizados quedan guardados en tiempo real, de forma que en el momento de terminar la encuesta, todos los cambios ya están registrados.
Para actualizar el listado de preguntas, en el menú superior derecho de los tres puntos, podemos ver recargar preguntas. Pinchando sobre él recargará las preguntas.
Además, para poder modificar el campo OBSERVACIONES en el caso de querer introducir alguna adicional, o modificar la ya existente, sobre el mismo menú estará la opción Editar Observaciones. Pulsando sobre él, nos llevará a la pantalla que nos permite editar éste campo.
Una vez editado, pulsando ACTUALIZAR, quedaría registrado el cambio.
Para avisar al usuario de que está dejando algún campo sin cubrir, se le notificará en el momento de abandonar la ventana de respuestas, y quedará marcado con un color amarillo para indicar que no está finalizada correctamente.
El color blanco, indicará que todavía no se ha iniciado la edición por primera vez. Si está totalmente cubierta, el color pasa a verde.
Para las auditorías que sean de respuesta agrupada, la ventana para el cumplimentado varía añadiendo un campo adicional.
Una vez que esté completamente cumplimentada, el en apartado ‘editar observaciones’.
Se abre una página que se compone del apartado superior para crear una firma nueva y del apartado inferior que nos mostrará la firma existente, si ya se ha firmado.
El botón ‘Guardar Firma’ guarda temporalmente el estado de la firma, para que al actualizar en la pantalla anterior queda guardada.
Es importante que si se pulsa por error, equivocación o se firma de manera incorrecta, se pulse el botón ‘Cancelar’ para limpiar la caché. De esta forma aseguramos que no quede registrada una firma errónea o en blanco.
Para las auditorías de control de lotes, veremos un listado de los controles guardados.
Para acceder a cada uno, es suficiente con pinchar sobre él, y para añadir uno nuevo, en la barra superior, en el menú con los tres puntos, añadir nueva.
En el momento de la creación de una nueva auditoría, tendremos dos campos seleccionables: El primero con los datos de las líneas, y el segundo con los artículos disponibles para cada línea.
Los campos permiten introducción de texto para que la búsqueda sea más sencilla.
Una vez seleccionados ambos, pulsaremos en seleccionar, y ya tendremos creado un elemento nuevo.
Para rellenar los datos, pulsamos sobre el elemento y tendremos acceso a la pantalla de edición.
Los campos validables, están acompañados de una casilla que mostrará si el campo está correctamente validado con un ‘tick’ en caso positivo y sin él en caso negativo. Los campos desplegables, permiten introducción de texto para que la búsqueda sea más sencilla.
La pantalla dispone de 3 botones. Uno lleva a la pantalla de firma, que funciona de igual manera que en los otros modelos, un botón cancelar, y un botón guardar, que guardará los cambios.
Una vez cumplimentados los datos, a la hora de guardar, se validan los campos y en caso de que alguna validación no sea correcta, nos mostrará un aviso que notificará cuales de los campos no han podido ser validados.
En caso de que todos los campos se hayan validado correctamente, no emitirá error y aparecerán los ‘ticks’ en los campos OK.
Formaciones
Dispondremos de un apartado en el menú lateral de “Calidad” para poder acceder al contenido de Formación.
Acciones Formativas
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar acciones formativas.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para la nueva acción formativa.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Contenidos
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar contenidos
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para el nuevo contenido.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Control de asistencia
En este menú dispondremos de la posibilidad de crear nuevas formaciones, modificarlas, generar fichas de personal y también, visualizar y editar la información de los asistentes para cada formación que exista en el sistema.
- Agregar Formación: Crea una nueva formación. Debemos cumplimentar el formulario con los datos para la misma y guardar los cambios (3).
- Editar Formación: Edita una formación existente. Los asistentes solamente podrán editarse si está activada esta opción.
- Guardar cambios y Cancelar: Botones de guardado y cancelado de modificaciones.
- Borrar Formación: Borra la formación seleccionada.
- Herramientas: Botones de navegación entre formaciones.
- Buscar Formación: Busca una formación determinada.
- Generar Anexo: Generará el anexo correspondiente para esa formación.
- Generar Ficha de Personal: Por cada uno de los asistentes, generará su ficha en el anexo correspondiente.
Registro de Formaciones
En este menú podremos consultar los registros existentes en el sistema para cada formación.
Desplegando el signo + de cada registro, tendremos disponible la información de los contenidos de formación (1) y de los asistentes (2) para cada una de las formaciones registradas en los que podremos editar los registros guardados, pero no añadir registros nuevos.
GesFormaciones
El módulo de gesFormaciones simplifica el uso del apartado de formaciones sobre una interfaz diferente.
Dispondremos de tres grupos, Formación, Fichas de personal y Eventos.
Podremos desplazar a la barra inferior alguno, o todos los elementos arrastrando hacia abajo la barra con puntos.
Formación - Acciones formativas
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar acciones formativas.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para la nueva acción formativa.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Formación - Contenido
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar contenidos
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para el nuevo contenido.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Formación - Control de asistencia
En este menú dispondremos de la posibilidad de crear nuevas formaciones, modificarlas, generar fichas de personal y también, visualizar y editar la información de los asistentes para cada formación que exista en el sistema.
- Agregar Formación: Crea una nueva formación. Debemos cumplimentar el formulario con los datos para la misma y guardar los cambios.
- Editar Formación: Edita una formación existente. Los asistentes solamente podrán editarse si está activada esta opción.
- Guardar cambios y Cancelar: Botones de guardado y cancelado de modificaciones.
- Borrar Formación: Borra la formación seleccionada.
- Herramientas: Botones de navegación entre formaciones.
- Buscar Formación: Busca una formación determinada.
- Generar Anexo: Generará el anexo correspondiente para esa formación.
- Generar Ficha de Personal: Por cada uno de los asistentes, generará su ficha en el anexo correspondiente.
Formación - Registro de formaciones
En este menú podremos consultar los registros existentes en el sistema para cada formación.
Desplegando el signo + de cada registro, tendremos disponible la información de los contenidos de formación y de los asistentes para cada una de las formaciones registradas en los que podremos editar los registros guardados, pero no permite añadir registros nuevos.
Fichas de personal
Este apartado nos permitirá seleccionar de entre la lista de personal, aquellos de los cuales queremos exportar los datos referentes a las formaciones realizadas.
Seleccionaremos los que deseemos exportar y pulsamos en el botón fichas de personal.
Nos generará una hoja de cálculo por cada uno de los trabajadores seleccionados.
Eventos
El apartado de eventos nos permitirá “agendar” diferentes eventos en el calendario.
Haciendo click con el botón derecho se mostrarán las opciones de configuración para el calendario.
Podremos añadir citas para todo el día, eventos o citas periódicas, ir a hoy o a una fecha concreta y cambiar la vista que nos muestra el calendario.
También podemos hacer doble click en el punto en el cual queremos programar una cita, y se nos abrirá el editor para darla de alta.
Debemos cumplimentar el formulario que se muestra para dar de alta una cita.
- Etiqueta: Se podrán añadir etiquetas identificativas a la cita desde este desplegable.
- Mostrar hora como: Añadirá un estado a esa hora en el calendario.
- Recordatorio: Se podrá añadir un recordatorio para la cita creada.
- Periodicidad: Establece las opciones de periodicidad para una cita.
- Time zones: Muestra u oculta un control con las zonas horarias para especificar la zona horaria para los tiempos de inicio y finalización de la cita.
- Imprimir: Desde este botón podremos imprimir la cita.
- Desplazamiento: Nos permite desplazarnos entre citas ya guardadas.
App móvil - Formaciones
En la aplicación móvil dispondremos de un menú para acceder a las formaciones.
Entrando en el menú de formaciones tendremos un listado de las formaciones disponibles, con su fecha y su valoración.
Para la creación de una nueva formación, haciendo click en los tres puntos, añadir, nos abrirá la pantalla para la creación de una nueva formación.
Nueva formación
En esta ventana seleccionaremos la acción formativa, los contenidos, la duración en minutos en formato numérico, el formador y la fecha.
Para el formador, tenemos una casilla en la que podremos discernir si el formador es externo o es un integrante del personal de la empresa. Al hacer click en esta casilla, el campo para el formador cambia de un desplegable con el personal y en el caso de ser un formador externo, visualizaremos un campo en el cual introducir el nombre completo del formador.
Para introducir la fecha, tenemos dos botones. ‘Hoy’ establece la fecha de hoy, y el botón ‘Fecha’ nos permite introducir una fecha en un selector.
Una vez cumplimentado, guardamos los cambios, quedará guardado y volveremos al listado de formaciones.
Pulsando en cualquier formación, entraremos en el menú de edición de la misma.
En este momento, el campo valoración y los botones firma formador y lista de asistentes están habilitados.
Podremos editar los campos cubiertos y acceder a la pantalla de firma para el formador y al listado de asistentes para la formación seleccionada.
Para que el formador firme, pulsamos el botón de firma formador.
Aquí, podremos firmar para el formador. En el campo superior firmará el formador, y si ya existe una firma registrada para él, aparecerá en el campo ‘firma guardada’ de la parte inferior.
Una vez firmado, pulsaremos guardar firma. Si no queremos guardar la firma, cancelando, volveremos a la pantalla anterior.
Listado de asistentes
Para acceder al listado de asistentes, pulsaremos el botón ‘Lista asistentes’ dentro de la formación seleccionada y nos mostrará en una ventana nueva, un listado de los asistentes para esa formación.
En ésta ventana, podremos añadir nuevos asistentes pulsando en los tres puntos de la parte superior, añadir.
Se abrirá una ventana con un desplegable del personal, para añadir como asistente.
Seleccionaremos el asistente a la formación y pulsaremos guardar. Será añadido al listado de asistentes.
Pulsando encima de cada asistente, nos mostrará una ventana para registrar la firma del mismo.
La parte superior registra la firma, y la parte inferior mostrará la firma registrada para ese asistente.
Una vez firmado, pulsaremos guardar firma para guardar, y cancelar si no queremos dejarla registrada.
Objetivos: Planificación y seguimiento
Una nueva funcionalidad permitirá crear un listado de objetivos así como controlar la planificación para estos.
El menú estará disponible en el apartado de calidad. Planificación de objetivos o Listado de objetivos.
Para poder completar una planificación correctamente debemos introducir los recursos que se emplearán en los objetivos, para que, a la hora de cumplimentar la planificación, podamos seleccionarlo.
Para ello debemos dar de alta los recursos en el mismo apartado de calidad, en la parte superior, ‘Tablas auxiliares – Recursos’.
Aquí también encontrareis tablas que contienen información de utilidad.
El menú de planificación y seguimiento nos permitirá crear una planificación con todos los parámetros requeridos.
Cubrimos los datos de la cabecera, con el recurso que ya tendremos dado de alta y los datos de la parte inferior. Ahí también podremos asignar los responsables y los recursos de la acción formativa en cuestión haciendo click en el + para desplegar la línea. Guardamos y tendremos la planificación lista.
Podremos generar el anexo correspondiente, generar un evento para la planificación y exportar a plano mediante los botones situados en la parte superior del formulario.
Listado de objetivos
El listado de objetivos nos mostrará un listado de los objetivos actualmente activos en el sistema.
Por defecto el objetivo activo es el último. Al momento de crear uno nuevo será el que esté activo y el sistema marcará por defecto los anteriores como obsoletos o no activos actualmente. También nos permitirá generar el anexo correspondiente.
Incidencias
El apartado de incidencias nos mostrará un listado de incidencias generadas en el sistema.
El desplegable nos mostrará los tipos de incidencias para decidir cual queremos visualizar.
Únicamente para las ‘No conformidades/reclamaciones’ dispondremos de una fila al final para poder añadir una nueva desde este menú. También podremos editar cualquiera existente en el listado haciendo doble click en la línea que necesitemos editar. Tanto para la edición como para la creación, se mostrará un formulario que se abrirá en una ventana nueva.
En el formulario dispondremos de varios campos con los que cubrir la incidencia del sistema. Algunos de ellos serán obligatorios. La aplicación notificará al usuario en el caso de no introducir los campos necesarios. Actualizar, guardará los cambios. Cancelar, nos devolverá a la pantalla anterior.
Este formulario es común para los tipos de incidencias actuales, por lo que la edición para todos los casos se efectuará de la misma forma, con doble click en la fila deseada.
Haciendo click en el botón + de cada una de las filas, tendremos visualización/edición de los parámetros ‘Motivos de incidencia/devolucion’, ‘Operarios’ y ‘Dpto. Responsable de la acción correctiva’.
Además, haciendo click con el botón secundario en una de las líneas tendremos la oportunidad de poder generar un anexo o un evento.
Devoluciones
Aquí se mostrarán las devoluciones generadas desde el almacén, mostrando todos los datos relativos a las mismas. La forma de operar es la misma que la del apartado anterior.
Control interno de procesos
Aquí se mostrarán las incidencias generadas para el control interno de procesos desde el apartado de ‘resultados de auditorías’. Desde allí generaremos con el botón secundario una incidencia marcando la cabecera y la/las líneas de las cuales queremos generar y aparecerán en el listado anterior.
La funcionalidad es la misma que el apartado anterior.
Agenda de eventos
En la agenda de eventos, aparecerán los eventos generados en los distintos apartados de la aplicación susceptibles de poder generar un evento. Tendremos varios calendarios que podremos consultar.
Los controles de navegación en la parte inferior y derecha nos permitirán movernos por el calendario y entre los distintos tipos de calendarios. El botón +, añadirá calendarios a la vista, y el botón – los restará. Con las flechas nos moveremos entre calendarios así como con la barra de desplazamiento vertical para el rango de fechas en pantalla; y la barra de desplazamiento horizontal nos permitirá desplazarnos por los días del calendario/calendarios mostrados en pantalla.
Si hay un evento, se mostrará en pantalla, y el nombre del calendario figura en la parte izquierda de la vista.
En la parte superior del calendario tendremos dos botones y la franja de fecha que se muestra en la vista actual. Con éstos botones también podremos desplazarnos entre fechas. Haciendo click con el botón secundario en un día tendremos opciones para personalizar las citas o eventos a nuestro gusto.
(Vista de todos los calendarios disponibles, añadidos a la vista con el botón +)
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Generación de incidencias mediante devoluciones
GesProd App
Para generar una incidencia en el sistema mediante una devolución, tendremos una pantalla nueva, acto seguido a tramitar la devolución.
Una vez tramitada, una pantalla nos preguntará si queremos generar una incidencia en Calidad. Contestando no, simplemente generará el abono; y contestando si, nos mostrará una pantalla para cumplimentar ciertos datos necesarios para generar la incidencia.
Los campos que están marcados, son obligatorios: Los encargados de recepción y descarga del apartado de almacén, la empresa, matricula, y el nombre de transportista del apartado transportista. El tipo de devolución y el origen de incidencia también son obligatorios. Se seleccionarán del desplegable.
El motivo de la devolución no se pide obligatoriamente, puede ir en blanco.
Una vez cumplimentados los campos, pulsaremos el botón generar incidencia y generará la incidencia en el sistema.
GesERP
Una vez generada la devolución, figurará como incidencia en el listado de ‘Registro de incidencias’ del apartado de calidad.
La devolución aparecerá en el listado de incidencias como devolución. Seleccionaremos el tipo ‘devoluciones’ en el desplegable de la parte superior
Podremos generar el anexo para las devoluciones. Para ello seleccionaremos la fila deseada y haremos click con el botón secundario del ratón encima de ella, y pulsaremos ‘generar anexo’. Esta acción generará un anexo cumplimentado con los datos de la devolución para su posterior gestión.
A su vez la devolución generará un albarán de venta que será visible en el apartado de ‘Ventas y clientes/procesos de ventas/Albaranes de venta’.
Para identificar que el albarán es producto de una devolución se ha habilitado un campo indicativo que mostrará ‘Devolución’ si el albarán que estamos consultando, lo es.
También esto será indicado en el apartado ‘Albaranes pendientes de facturar’ en el menú de facturación, ‘Gestión de facturas’.
Tendremos disponible la información en la nueva columna ‘Devolución’ en la que podrá verse un icono indicador de que el albarán listado es una devolución.
Desde esta pantalla también podremos generar el anexo correspondiente haciendo click con el botón secundario en la línea del albarán que es una devolución y pulsando generar Anexo.
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Gestion de Formaciones
Acceso al aplicativo en gesERP
Dispondremos de un apartado en el menú lateral de “Calidad” para poder acceder al contenido de Formación.
Acciones Formativas
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar acciones formativas.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para la nueva acción formativa.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Contenidos
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar contenidos.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para el nuevo contenido.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Control de asistencia
En este menú dispondremos de la posibilidad de crear nuevas formaciones, modificarlas, generar fichas de personal y también, visualizar y editar la información de los asistentes para cada formación que exista en el sistema.
- Agregar Formación: Crea una nueva formación. Debemos cumplimentar el formulario con los datos para la misma y guardar los cambios (3).
- Editar Formación: Edita una formación existente. Los asistentes solamente podrán editarse si está activada esta opción.
- Guardar cambios y Cancelar: Botones de guardado y cancelado de modificaciones.
- Borrar Formación: Borra la formación seleccionada.
- Herramientas: Botones de navegación entre formaciones.
- Buscar Formación: Busca una formación determinada.
- Generar Anexo: Generará el anexo correspondiente para esa formación.
- Generar Ficha de Personal: Por cada uno de los asistentes, generará su ficha en el anexo correspondiente.
Registro de formaciones
En este menú podremos consultar los registros existentes en el sistema para cada formación.
Desplegando el signo + de cada registro, tendremos disponible la información de los contenidos de formación (1) y de los asistentes (2) para cada una de las formaciones registradas en los que podremos editar los registros guardados, pero no añadir registros nuevos.
gesFormaciones
El módulo de gesFormaciones simplifica el uso del apartado de formaciones sobre una interfaz diferente.
Dispondremos de tres grupos, Formación, Fichas de personal y Eventos.
Podremos desplazar a la barra inferior alguno, o todos los elementos arrastrando hacia abajo la barra con puntos.
Formación - Acciones Formativas
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar acciones formativas.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para la nueva acción formativa.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Formación - Contenido
Este menú nos permitirá crear, modificar o eliminar contenidos.
Para crear, añadiremos un nuevo registro en la última columna y definiremos la descripción para el nuevo contenido.
Para modificar, hacemos click en cualquiera de los registros y modificamos. Acto seguido debemos pulsar fuera del campo para que el sistema registre el cambio.
Para eliminar, seleccionaremos la fila haciendo click en el inicio de la columna y pulsaremos la tecla ‘Supr’ (suprimir). El sistema preguntará si está seguro y borrará la fila en caso afirmativo.
Formación - Control de Asistencia
En este menú dispondremos de la posibilidad de crear nuevas formaciones, modificarlas, generar fichas de personal y también, visualizar y editar la información de los asistentes para cada formación que exista en el sistema.
- Agregar Formación: Crea una nueva formación. Debemos cumplimentar el formulario con los datos para la misma y guardar los cambios.
- Editar Formación: Edita una formación existente. Los asistentes solamente podrán editarse si está activada esta opción.
- Guardar cambios y Cancelar: Botones de guardado y cancelado de modificaciones.
- Borrar Formación: Borra la formación seleccionada.
- Herramientas: Botones de navegación entre formaciones.
- Buscar Formación: Busca una formación determinada.
- Generar Anexo: Generará el anexo correspondiente para esa formación.
- Generar Ficha de Personal: Por cada uno de los asistentes, generará su ficha en el anexo correspondiente.
Formación - Registro de Formaciones
En este menú podremos consultar los registros existentes en el sistema para cada formación.
Desplegando el signo + de cada registro, tendremos disponible la información de los contenidos de formación y de los asistentes para cada una de las formaciones registradas en los que podremos editar los registros guardados, pero no permite añadir registros nuevos.
Fichas de personal
Seleccionaremos los que deseemos exportar y pulsamos en el botón fichas de personal.
Nos generará una hoja de cálculo por cada uno de los trabajadores seleccionados.
Eventos
El apartado de eventos nos permitirá “agendar” diferentes eventos en el calendario.
Haciendo click con el botón derecho se mostrarán las opciones de configuración para el calendario.
Podremos añadir citas para todo el día, eventos o citas periódicas, ir a hoy o a una fecha concreta y cambiar la vista que nos muestra el calendario.
También podemos hacer doble click en el punto en el cual queremos programar una cita, y se nos abrirá el editor para darla de alta.
Debemos cumplimentar el formulario que se muestra para dar de alta una cita.
- Etiqueta: Se podrán añadir etiquetas identificativas a la cita desde este desplegable.
- Mostrar hora como: Añadirá un estado a esa hora en el calendario.
- Recordatorio: Se podrá añadir un recordatorio para la cita creada.
- Periodicidad: Establece las opciones de periodicidad para una cita.
- Time zones: Muestra u oculta un control con las zonas horarias para especificar la zona horaria para los tiempos de inicio y finalización de la cita.
- Imprimir: Desde este botón podremos imprimir la cita.
- Desplazamiento: Nos permite desplazarnos entre citas ya guardadas.
Aplicación móvil
En la aplicación móvil dispondremos de un menú para acceder a las formaciones.
Entrando en el menú de formaciones tendremos un listado de las formaciones disponibles, con su fecha y su valoración.
Para la creación de una nueva formación, haciendo click en los tres puntos, añadir, nos abrirá la pantalla para la creación de una nueva formación.
Nueva Formación
En esta ventana seleccionaremos la acción formativa, los contenidos, la duración en minutos en formato numérico, el formador y la fecha.
Para el formador, tenemos una casilla en la que podremos discernir si el formador es externo o es un integrante del personal de la empresa. Al hacer click en esta casilla, el campo para el formador cambia de un desplegable con el personal y en el caso de ser un formador externo, visualizaremos un campo en el cual introducir el nombre completo del formador.
Para introducir la fecha, tenemos dos botones. ‘Hoy’ establece la fecha de hoy, y el botón ‘Fecha’ nos permite introducir una fecha en un selector.
Una vez cumplimentado, guardamos los cambios, quedará guardado y volveremos al listado de formaciones.
Pulsando en cualquier formación, entraremos en el menú de edición de la misma.
En este momento, el campo valoración y los botones firma formador y lista de asistentes están habilitados.
Podremos editar los campos cubiertos y acceder a la pantalla de firma para el formador y al listado de asistentes para la formación seleccionada.
Para que el formador firme, pulsamos el botón de firma formador.
Aquí, podremos firmar para el formador. En el campo superior firmará el formador, y si ya existe una firma registrada para él, aparecerá en el campo ‘firma guardada’ de la parte inferior.
Una vez firmado, pulsaremos guardar firma. Si no queremos guardar la firma, cancelando, volveremos a la pantalla anterior.
Listado de asistentes
Para acceder al listado de asistentes, pulsaremos el botón ‘Lista asistentes’ dentro de la formación seleccionada y nos mostrará en una ventana nueva, un listado de los asistentes para esa formación.
En ésta ventana, podremos añadir nuevos asistentes pulsando en los tres puntos de la parte superior, añadir.
Se abrirá una ventana con un desplegable del personal, para añadir como asistente.
Seleccionaremos el asistente a la formación y pulsaremos guardar. Será añadido al listado de asistentes.
Pulsando encima de cada asistente, nos mostrará una ventana para registrar la firma del mismo.
La parte superior registra la firma, y la parte inferior mostrará la firma registrada para ese asistente.
Una vez firmado, pulsaremos guardar firma para guardar, y cancelar si no queremos dejarla registrada.
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Nuevos campos en el extracto del Artículo
Se añaden nuevos campos en el extracto del artículo referentes a los datos de la carta de transporte del albarán:
- Matrícula tractora.
- Matrícula remolque.
- Operador Transporte.
- Peso Bruto.
- Peso Neto.
- Hora de Salida.
Así mismo se incluye un botón para guardar la visualización del grid de tal manera que, podremos arrastrar o quitar las columnas que nos interesen y colocarlas en el orden que deseemos.
Colocándonos sobre la cabecera de cualquier columna, con el botón derecho, haremos clic sobre ‘Selector de columnas’.
Nos aparecerá el listado de columnas que aún no están en el grid, pulsamos sobre la que nos interese y la arrastramos a donde queremos posicionarla.
Para quitar una columna que no nos interese, la arrastramos fuera del grid.
Una vez configuradas nuestras preferencias hacemos clic sobre el botón de guardar el layout.
Esta configuración se guarda por equipo. La próxima vez que accedamos al extracto de artículos, una vez seleccionemos el artículo del cual queramos conocer los movimientos se nos cargará la visualización previa.
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