Cierre del ejercicio 2021
Llega el final del año 2021 y con él el cierre de ejercicio. A continuación, vamos a detallar paso a paso cómo realizarlo de manera segura y muy sencilla.
1. Realizar una copia de seguridad
El primer paso es realizar una copia de seguridad de la carpeta de datos de la empresa. Es necesario que nos aseguremos de disponer de una copia de seguridad y de que ésta es correcta.
La realización de la copia de respaldo va a depender del tipo de base de datos con la trabaje el programa.
¿Cómo saber con qué base de datos trabaja nuestra aplicación?
Conocer con qué tipo de base de datos trabaja la aplicación es muy sencillo.
Desde el equipo servidor, buscamos ‘SQL backup Master’. Si sale la aplicación significa que nuestra base de datos es SQL y si no es ACCESS.
• BBDD ACCESS
Para realizar la copia de seguridad, lo primero es situarnos en la carpeta en la que tenemos instalado el programa. Para ello, desde el escritorio, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el icono de ges|ERP y seleccionamos la opción de ‘Abrir la ubicación del archivo’.
Esta opción nos llevará hasta el directorio que contiene la aplicación y todos los archivos necesarios para su funcionamiento.
No situaremos en la carpeta anterior para poder seleccionar la carpeta GesERP al completo y copiarla.
• BBDD SQL
En este caso, realizamos la copia con la ayuda de ‘SQL Backup Master’ pulsando en la opción de ‘Back up now’.
Para saber dónde se ha guardado la copia de seguridad, pulsaremos en ‘Actions’ y seleccionamos ‘Edit backup job’.
2. Actualizar la aplicación
Antes de proceder al cierre de ejercicio es necesario actualizar la aplicación a la última versión disponible. Para ello pulsaremos sobre el botón de ‘Actualizar’ situado en la parte superior del programa.
El botón sólo es visible con el usuario administrador.
Si no disponéis de este botón o bien os da error, deberéis poneros en contacto con nosotros para realizar una actualización manual. Para realizar el cierre es imprescindible que la aplicación esté actualizada.
3. Hacer un recalculo de stocks
Ahora que la aplicación se encuentra actualizada realizamos previamente al cierre un recalculo de los stocks. Vamos a la pestaña de ‘Artículos’ y seleccionamos la opción de ‘Recalculo de stocks’. Esta operación durará un tiempo.
Al finalizar la ventana del recalculo se cerrará sola.
4. El siguiente paso es el Cierre del Ejercicio
Pulsamos el botón ‘Cierre de Ejercicio’, situado en la parte superior de la pantalla.
En la aplicación antigua, esta opción se encuentra dentro de ‘Utilidades’.
Preferencias de Cierre
Se nos abre la siguiente ventana con las preferencias de cierre.
- Opción (1): Cerrar la empresa creando una nueva para el año próximo dentro de la misma base de datos.
- Opción (2): Comenzar el nuevo ejercicio sobre la empresa existente, de esta forma se borrarán todos los datos de la empresa existente.
- Opción (3): Inicializar el nuevo ejercicio en una nueva base de datos, de esta forma habrá dos ficheros de bases de datos una para el ejercicio 2021 y otra para el ejercicio 2022. En el caso de bases de datos SQL, esta opción se puede obviar.
¿Cuándo indicamos que ya está inicializada?
a) Cuando hemos intentado hacer el cierre previamente y se traspasaron algunas tablas, pero por alguna razón se interrumpió el proceso.
b) Si se dispone de varias empresas dentro del grupo, para realizar el cierre de la segunda y siguientes empresas, debemos marcar las dos casillas inferiores y cambiar el nombre de fichero de ‘datoslimpia.mde’ a ‘datos.mde’.
El siguiente es un ejemplo de cierre de la empresa 02 del grupo de una base de datos sql, por tanto cambiamos ‘datoslimpia.mde’ por ‘datos.mde’.
Como en el caso anterior, cuando se trata de una conexión a base de datos Access y cambiamos ‘datoslimpia.mde’ por ‘datos.mde’.
Otras preferencias:
Punto (4): de elegir esta opción, sólo se traspasarían los vencimientos pendientes.
Punto (5): marcando esta casilla traspasamos los artículos marcados como obsoletos que tengan valores de stock actual, pendiente de servir o pendiente de recibir distintos de cero. Si no, no se traspasarían.
Punto (6): pueden traspasarse también los pedidos de clientes que estén pendientes de servir marcando este recuadro.
Punto (7): marcando esta opción, elegimos traspasar los albaranes de venta que estén pendientes de facturar.
Punto (8): a su vez, podemos traspasar también la cartera de cobros que se encuentre pendiente de cobrar al seleccionar esta opción.
Punto (9): podemos elegir también no traspasar albaranes de representados para aquellos casos en los que existan este tipo de albaranes.
Punto (10): si elegimos esta opción, el programa traspasará los pedidos de proveedores pendientes de recibir.
Punto (11): también podemos seleccionar el traspaso de albaranes de compra pendientes de facturar
Punto (12): si marcamos esta casilla se traspasará la cartera de pagos pendiente de pagar.
Punto (13): marcamos este punto, ‘Usar Iges’, cuando el programa tenga el módulo de ‘Autoventa y preventa’ instalado.
Punto (14): con esta opción se inicializa el contador de albaranes. Si hemos marcado la opción del traspaso de albaranes pendientes de facturar y marcamos esta casilla, los albaranes traspasados perderán su numeración original.
Punto (16): la casilla 16 nos permite traspasar los albaranes de venta pendientes de facturar con importe pendiente de cobrar por entregas, agrupando los albaranes de venta por referencia, la cual es el código del pedido de cliente.
Punto (17): si tenemos albaranes de venta periódicos, podemos marcar esta opción para que le cambie el año al nuevo ejercicio económico.
Punto (18): de igual forma, si queremos actualizar el precio de los albaranes de venta periódicos aplicándoles un porcentaje de incremento, podemos hacerlo seleccionando esta casilla e indicando dicho porcentaje en el recuadro que está al finalizar la línea.
Más información sobre el proceso de cierre
En el proceso de cierre no se traspasarán los artículos marcados como obsoletos, ni tampoco las líneas que los contengan, ya sean de presupuesto, pedido, albarán o factura.
Se traspasarán los presupuestos vigentes a fecha de cierre, aunque no las líneas que contengan artículos marcados como obsoletos ni tampoco las líneas pasadas a pedidos de cliente.
Se traspasarán las ofertas vigentes a fecha de cierre de ejercicio, con la excepción de las líneas de artículos obsoletos.
Proceso de cierre
Una vez definidas las preferencias de cierre, pulsamos sobre ‘Comenzar’. Lo primero que hará el programa será descargar los ficheros necesarios para el cierre.
A continuación, nos muestra una ventana en la que, de existir, podremos elegir en una lista los representados que queramos traspasar al siguiente año. Al finalizar pulsamos en ‘Salir’.
En la parte inferior aparecerán unas barras de progreso con la información sobre el transcurso del traspaso de información.
Al finalizar se abrirá una ventana informando de que el proceso de traspaso ha concluido y que va a renombrar las bases de datos y realizar la regularización de stocks.
Cuando termine de hacer la regularización se mostrará en la pantalla el mensaje de que el proceso se ha realizado correctamente y ya podemos posicionarnos en el ejercicio 2022.
Puede ocurrir que al terminar nos indique las bases de datos no se han renombrado correctamente. En este caso, poneros en contacto con nosotros lo antes posible para solucionarlo.
5. Comprobación
Nos situamos en el nuevo ejercicio y vamos comprobando que el traspaso se ha efectuado de manera correcta: artículos, proveedores, clientes, albaranes pendientes, vencimientos, stocks, etc).