Calendario laboral

¿Cómo informar un festivo laboral?

1. Informar festivo

Para informar un festivo en la aplicación debemos ir a Turnos y Horarios => Reglas => Días Festivos.

Una vez dentro del menú de festivos debemos seleccionar, en la parte superior, el año donde queremos incluir el festivo y pulsar el botón “Añadir”.

Turnos y horarios - reglas - dias festivos

Se despliega un nuevo menú donde podemos ver en la parte izquierda el listado de festivos ya informados y en la parte derecha las opciones para introducir uno nuevo.

Simplemente pulsamos el botón de “Añadir”, ponemos un nombre y seleccionamos la fecha del festivo. A mayores el programa nos da dos opciones para seleccionar:

  • Fecha Fija: el festivo se aplicará sólo ese año y no en los siguientes
  • Ciclo por año: el festivo se renovará todos los años en el calendario

Por último, pulsado el botón superior “Guardar” para grabar el festivo.

Festivos de la empresa

2. ¿El empleado trabaja un festivo?

En caso de que el empleado trabaje un festivo, necesitamos asignar un horario de trabajo desde “Horarios Temporales” ya que el horario de ese día ha quedado anulado.

Calendario festivo laboral

Seleccionamos el festivo en el calendario y cambiamos el horario desde el desplegable de la derecha. Por último, pulsamos el botón de “Asignar”

Visualización en informe

Ahora podremos observar que en el informe “Tiempos Totales”, el día festivo lo contabiliza en una columna aparte, por lo que al final de semana y/o mes sabremos cuántas horas ha trabajado el empleado en festivos.

Tiempos totales
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Establecer horarios trabajadores

¿Cómo crear y asignar horarios a los trabajadores?

1. Creación de horario

a. Delimitado

Para crear un horario accedemos al apartado de Turnos y Horarios => Horarios. Posteriormente pulsamos el botón de Agregar.

Agregar horario

Aquí debemos rellenar el nombre del horario y elegir una hora de entrada y salida.

Características horario

A mayores, tenemos un campo llamado “Registros válidos desde/hasta”. Esto indica al programa las horas válidas en las que se podrán recoger los fichajes de los trabajadores.

Por ejemplo: En este caso si un trabajador llega antes de tiempo y quiere entrar a las 6:58 el programa no le dejará fichar hasta las 7, independientemente de que su hora de entrada sean las 9.

Podemos además partir de horario introduciendo un descanso. Estos se crean desde la pestaña de “Descansos”, dentro del propio horario.

Simplemente debemos elegir el nombre y el horario de inicio y fin del descanso.

Descansos

b. Flexible

En caso de que no queramos delimitar los horarios, por un exceso de rotación o carga de trabajo, tenemos la opción de crear horarios flexibles (aunque es más recomendable usar los delimitados).

Para crear los horarios flexibles accedemos al mismo apartado, Turnos y Horarios => Horarios. Posteriormente pulsamos el botón de agregar.

La diferencia aquí es que tenemos que cambiar el tipo de horario a Flexible, y la jornada laboral se deberá fijar en minutos. (En este caso 480 minutos = 8horas)

Horario flexible

De esta el trabajador podrá entrar y salir a una hora libre, y el programa lo único que comprobará es si se cumplen los minutos establecidos en el horario de trabajo.

2. Creación de turno

Una vez finalizada la creación de horarios, debemos crear los turnos de trabajo, donde se establecerán las distintas rotaciones y los horarios cíclicos.

Para crear los turnos nos dirigimos a Turnos y Horarios => Turnos y pulsamos el botón de agregar.

Creación de turnos

Asignamos un nombre al turno de trabajo, la fecha desde cuándo será válido (IMPORTANTE: Siempre debe empezar en un LUNES), y la duración del ciclo, la cual podemos establecer en días o semanas.

El siguiente paso es asignar los horarios a cada día de la semana. En el recuadro superior derecho tenemos un listado con todos los horarios que tenemos en el programa. Simplemente hacemos clic encima y arrastramos al día correspondiente.

Visualización de los horarios establecidos

Nota: En caso de los horarios flexibles también es necesario realizar un Turno de trabajo.

3. Asignación a empleados

Una vez creados los turnos, debemos asignarlos a los empleados. Accedemos a Turnos y Horarios => Calendario.

Asignación de turnos a empleados

En el primer desplegable, seleccionamos el turno que vamos a asignar y escogemos una fecha de inicio y fin (el programa por defecto ya propone 50 años de duración).

IMPORTANTE: En la fecha de inicio se debe escoger un lunes, independientemente de que el trabajador contratado empiece a trabajar otro día de esa semana. El programa ya tiene en cuenta la fecha de contratación informada en la ficha del trabajador.

Una vez seleccionados estos datos, pinchamos en el botón de “Asignar a Empleados” y escogemos el empleado y/o departamento que va a utilizar ese turno.

4. Posible cambio de horario

Puede darse la posibilidad de que, por causas de producción, sea necesario un cambio de horario en un día específico, o que entre dos trabajadores quieran hacer un cambio de turno temporal.

Para realizar estos cambios de horario entramos en Turnos y Horarios => Horarios Temporales.

Cambios de horarios

Primero, en la parte superior, debemos informar el mes y el año que queremos visualizar. Posteriormente seleccionamos el trabajador en el listado izquierda al cual queremos hacer un cambio de horario.

Una vez seleccionado el mes y el trabajador, nos aparecerán en pantalla los horarios que tendrá ese mes (los cuáles hemos definido previamente en los turnos).

Para cambiar un horario, pinchamos el día y en el recuadro de la derecha seleccionamos el nuevo horario que vamos a asignar. Finalmente pulsamos el botón “Asignar”

Podemos ver en este ejemplo como el horario del día 4 de mayo ha cambiado de 9-19 a 9-18, sin romper el turno de las siguientes semanas.

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Gestión del tiempo

Procesados de Fichajes

En esta guía se indican los pasos para realizar fichajes correctamente en la aplicación:

Instalación

En el ordenador descargamos desde el siguiente enlace:

Descomprimimos el fichero ClienteWindows.rar

Archivo comprimido

Una vez descomprimido, ejecutamos el instalador

En teléfono (Android o IOS)

Descarga en Android:

Descarga en IOS:

Descarga directa (para Android 7 o inferior):

Fichaje

La primera vez que abrimos la aplicación nos solicita los datos de la empresa y el número de licencia (NIF y número de licencia)

Rellenar datos de la empresa

Si la configuración es correcta, podemos fichar con nuestro DNI y la contraseña asignada al empleado

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Control-de-presencia

Configuración inicial Ges|ERP - GT

Creación de la estructura de la empresa

Accedemos al apartado Recursos Humanos => Empresas

Entrar en Recursos Humanos y Empresas
Ajustes Generales de la Empresa

Desde el botón ‘+’ podemos crear distintos departamentos dentro de la empresa (o centros de trabajo).

También podemos crear distintos sub-departamentos posicionándonos encima de un departamento con el ratón y pulsando el botón de ‘+’.

La estructura de la empresa es importante, necesitamos tener a los empleados clasificados de una forma correcta para así poder asignarles los horarios de una forma más rápida.

Importación de empleados mediante Excel

Accedemos al apartado Recursos Humanos => Empleados

Entramos en Recursos Humanos y Empleados
Ajustes generales de los empleados

Primero descargamos la plantilla de importación desde el siguiente enlace:

Una vez abierta la plantilla, podemos observar los mismo campos que tenemos en las fichas de empleados. En la línea superior nos muestra el orden en el que debemos introducir los campos, separados por comas.

Importar Plantilla

Los campos obligatorios a cubrir son:

  • Id de usuario (Código asignado al empleado).
  • Nombre.
  • Apellido.
  • Departamento (previamente creado en el apartado de empresa).
  • Fecha de contratación.
  • Email.
  • Privilegio (por defecto dejar el número 0).
  • Contraseña (Con la que podrán acceder a la aplicación de fichajes).
  • emp_active (Por defecto dejar el número 1).
  • national ID (Número de DNI del empleado).
  • att_zone (se refiere al reloj desde el cual fichará el trabajador, el cual habremos definido con un nombre previamente).

Una vez rellenada la plantilla procedemos a importarla desde el botón superior “importar”.

Seleccionamos la opción Excel y escogemos la ruta donde se encuentra nuestro archivo.

Asistente de Importación

Pulsamos el botón “Autollenar” y posteriormente “Inicio”, para que proceda a realizar la importación.

Importación de empleados mediante ficha de empleado

Accedemos al apartado Recursos Humanos => Empleados

Entramos en Recursos Humanos y Empleados
Ajustes generales de los empleados

Pulsamos en el botón superior “Agregar” y cubrimos los campos marcados con el asterisco ‘*’.

En el apartado “Otros” se incluye como obligatorio el DNI de el empleado, que figura como ID Nacional

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