Vales

Manual de Vales

Emitir Vales

Para emitir un vale habrá que hacerlo desde la cuenta del cliente, habiendo seleccionado antes el cliente en cuestión:

Entrar en Cuenta Cliente

En la pantalla de cuenta de cliente, pulsar el botón “Emitir vale”:

Emitir Vale

En la ventana que aparece, escribir el importe que tendrá el vale y pulsar “Aceptar”:

Cantidad a Cobrar

Automáticamente, en la relación de movimientos aparecerá la línea con el nuevo vale creado:

linea con nuevo vale creado

Observar que en el concepto de emisión del vale figura el nº de caja y el nº vale (que es el nº de documento), puesto que el nº de documento se puede repetir entre cajas distintas.

Cancelar / Finiquitar vales

En primer lugar, como los vales caducan a los tres meses, al hacer el inicio de caja diario se cancelarán automáticamente todos los vales que hayan caducado:

La aplicación nos informa del nº de vales que se han cancelado:

Número de vales cancelados

Para finiquitar / cancelar manualmente un vale, también hay que hacerlo desde la cuenta de cliente, pulsando el botón “Finiquitar Vale”:

Finiquitar Vale

Nos aparece una ventana en la que tendremos que introducir el nº de vale a finiquitar y el nº de caja (por defecto aparece la caja en la que estamos):

Si introducimos un nº de vale erróneo, o que ya está cancelado, nos mostrará un mensaje:

el vale no existe
el vale no existe

Si el nº de vale es correcto, nos pedirá confirmación:

finiquitar el vale

Al pulsar aceptar, en la relación de movimientos indicará en el concepto de emisión del vale que ya está cancelado:

Cargo a cliente

Para asociar una compra de un cliente a un vale, pulsamos “F9 Finalizar”:

Opciones Finalizar

Nos saldrá una ventana en la que pulsaremos “Cargo Cliente”:

Si el cliente va a pagar en efectivo, simplemente se pulsa “Aceptar”.

Si pulsamos “Cargo a Cliente” aparece una nueva ventana en la que podemos ver una relación de los vales disponibles con su fecha de emisión y el saldo correspondiente (1). Si el cliente va a pagar una parte en efectivo se introducirá en la casilla “Entregado” (2). Después de seleccionar el vale e introducir la cantidad entregada (si es el caso) pulsamos “Aceptar”.

Cargo Clientes

Si la cantidad que introducimos en “Entregado” es suficiente para cubrir el importe de la compra, no tendrá en cuenta el vale seleccionado y no descontará su saldo.

Si el saldo del vale seleccionado junto con el importe entregado no es suficiente para cubrir el importe de la compra, nos mostrará un mensaje para que podamos rectificar:

saldo del vale insuficiente

Relación de Movimientos

La relación de movimientos de un cliente se pueden ver pulsando el botón “Cuenta Cliente”:

vales clientes

Los movimientos aparecen ordenados por fecha y por nº de ticket desde el más reciente al más antiguo, y al final aparecen los vales emitidos (también desde el más reciente al más antiguo); los vales cancelados aparecen marcados.

Para cada operación aparece, en primer lugar las líneas de artículos y luego una línea de total:

Líneas de articulos y de total

En la línea de totales se puede ver, además del total de operación (1), el importe cobrado en efectivo (2) (si se da el caso) y el importe descontado del vale (3). Y además nos indica el nº de vale asociado (4).

En cuanto a los totales, mostrará la siguiente información:

Cuenta total cliente

Total vendido: Importe total de todas las operaciones realizadas por el cliente.

Cobrado: Importe total que el cliente pagó en efectivo.

Total Vales: Importe total de los vales emitidos.

Consumido Vales: Importe total descontado de los vales.

Saldo vales: Importe pendiente de consumir de los vales (no cuenta los importes pendientes de consumir de los vales ya cancelados).

Movimientos asociados a un vale

Para ver los movimientos asociados a un vale, hay que introducir el nº de vale en la casilla de la esquina superior derecha de la ventana y pulsar el botón “Ver”:

número de vale

Si el nº de vale es erróneo nos mostrará un mensaje informándonos:

Si el nº de vale es correcto nos mostrará en primer lugar la línea de emisión del vale, y a continuación todos los movimientos asociados con él:

Línea de emisión del Vale

En cuanto a los totales, es igual que antes, con la excepción de que aquí sí que aparece el saldo pendiente del vale aunque esté cancelado

Cuenta Total Cliente

Tiquets de compra asociados a vale

 

 

Cuando la venta se realiza asociada a un vale, en el ticket aparece el nº de vale utilizado y el saldo que le queda pendiente de consumir en ese vale.

Listado de vales por parroquias / zonas

Para realizar este listado añadimos una opción al menú Procesos de caja > Informes de caja:

relación de vales por zona

Nos mostrará una ventana para hacer un filtrado por fechas, y por caja:

Al pulsar visualizar nos muestra el siguiente informe:

listado vales
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Cuentas corrientes

Gestión Cuentas Corrientes

Cuentas Corrientes

Ventas y clientes Cobros y pagos por caja

 

 

 

 

Se accede desde el menú del lado izquierdo de la aplicación en Ventas y Clientes en la columna Gestión de Tesorería y la opción de Cobros y pagos por caja.

Se abre por defecto en la fecha actual, y la pantalla consta de las siguientes partes:

Menú de Cobros y pagos por caja

El calendario de navegación

Calendario de Navegación

Está situado en la parte izquierda de la pantalla:

Aparecen en negrita los días que tienen apuntes en Cuentas Corrientes.

Si pinchamos en un día cualquiera nos mostrará las entradas y salidas de caja en ese día.

Los movimientos en Cuentas Corrientes

Movimientos en las Cuentas Corrientes

Aquí muestra tanto los apuntes introducidos directamente en esta pantalla como los ingresos o pagos por caja realizados desde otra parte de la aplicación, como por ejemplo entregas a cuenta desde los albaranes de venta.

Mostrará los apuntes correspondientes a la caja seleccionada arriba:

Opciones de Caja
  • 00 = > Nos mostrará todos los apuntes realizados tanto desde la aplicación de gestión como desde las cajas
  • General = > Mostrará todos los apuntes realizados desde la aplicación de gestión
  • El resto nos mostrará todos los apuntes realizados desde la caja seleccionada

Editar Cuenta

Editar Cuenta

Para añadir/modificar/borrar un apunte en la cuenta hay que pulsar el botón Editar Cuenta:

Añadir apunte

Introduciremos el número de documento y el concepto. En la columna D/H indicaremos si la operación es un ingreso en caja (D) o un gasto (H). También es obligatorio introducir el importe.

El saldo se calcula automáticamente, no es editable. Los demás campos no son obligatorios.

Una vez que hayamos introducido todos los datos pulsaremos el botón Guardar Cambios:

Modificar apunte

En principio, se podrá modificar cualquier dato de una entrada. Si se modifica el importe, el saldo se corregirá automáticamente.

Al terminar hay que Guardar Cambios

Borrar Apunte

Para borrar una entrada, después de pulsar el botón Editar Cuenta tendremos que pinchar en la línea correspondiente, en el lateral izquierdo, para seleccionarla y pulsar el botón Supr del teclado

Seleccionar Fila para Borrar Apunte

Antes de borrarla definitivamente pedirá confirmación:

Si el apunte está relacionado con un albarán o un pedido nos mostrará un mensaje de aviso para que tomemos la decisión oportuna:

Aviso de que el apunte está relacionado

El apunte se borrará recalculando el saldo y al terminar de borrar hay que Guardar Cambios.

Cancelar

Botón Cancelar

También es posible cancelar cualquier cambio antes de guardar:

Cancela cualquier cambio que hayamos hecho desde que pulsamos el botón Editar Cuenta

Borrar apuntes de una fecha dada

Podemos borrar todos los apuntes en cuentas corrie3ntes de una fecha dada pulsando el botón Borrar:

Si algún apunte está relacionado con un albarán o pedido nos avisará.

Listados

Podemos sacar cuatro tipos de listados:

Listados Acumulados
Listados Acumulados

Podemos sacar todos o seleccionar un rango de fechas:

Saca un listado de todos los apuntes con un importe superior a la cantidad indicada:

Especificar Importes Superiores a 6000
Listado Detallado

Podemos sacar todos o un rango de fechas y/o un cliente determinado:

Listado Detallado
Listado Resumido

El listado nos muestra los saldos del debe y el haber agrupados por fecha:

Listado Resumido
Listado Vendedor

Saca el listado de los cobros agrupados por vendedor:

Listado Vendedor

Cobrar factura

Desde el botón Cobrar Factura nos mostrará una ventana con la lista de facturas y recibos pendientes de cobro:

Sólo habrá que seleccionar la factura, recibo o vencimiento y pulsar el botón Cobrar Factura o Cobrar Vencimiento, y el apunte se añadirá a Cuentas Corrientes.

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vendedores

Comisiones de Vendedores

La aplicación GesErp nos permite aplicar las comisiones sobre las ventas que realizan los vendedores de varias formas:

Menu vendedores

 

  • Por % en tablas de neto: El porcentaje de comisión se aplicará en función del importe neto de ventas.
  • Por % en tablas de familias de comisiones: El porcentaje de comisión se aplicará en función del importe neto de ventas de cada familia de artículos, es decir, para un mismo importe de ventas en distintas familias de artículos, la comisión podrá ser distinta.
  • Por % en línea de detalle: El porcentaje de comisión se especificará directamente en la línea del albarán.

Cómo se establece el tipo de comisión que tendrá cada vendedor

En la ficha del vendedor, en la pestaña “Datos comisiones” podremos establecer qué tipo de comisión se le aplicará:

Cómo se especifica el porcentaje de comisión en cada caso

Por % tablas de neto

En la ficha del vendedor, en la pestaña “Datos comisiones”, si marcamos la opción “Comisionar por % en tablas de neto”, aparecerá una tabla en la que podremos definir la comisión que se aplicará a cada rango de importes:

Por % tablas de neto

Una vez definidos los rangos de importe neto y la comisión aplicada a cada uno guardamos cambios.

En este caso, si el importe neto vendido es de 2.345,58 € la comisión aplicada sería del 2%.

Por % en tablas de familias de comisiones

Abrimos la ficha de Familias en el menú lateral derecho:

Entramos en Familias

Para desplegar la tabla de una familia pulsamos en el signo más

Al editar la familia podemos añadir los rangos de importes de ventas de esa familia y la comisión asociada a cada rango, igual que en las tablas de neto; guardando cambios al terminar.

También podemos asignar un porcentaje de comisión a la familia sin tener en cuenta el importe de ventas. En este caso no haría falta especificar los rangos de importes:

Haríamos doble clic en la línea correspondiente a la familia

Se abre un formulario de edición en el que introduciremos la comisión y pulsamos “Actualizar”

comprobamos que se haya agregado la comisión

NOTA: Este valor sólo lo tendrá en cuenta si no se han establecido comisiones por rangos de importes para esta familia.

Por % en línea de detalle

En este caso, la comisión se indicará en cada línea del albarán de venta:

nombre vendedor

Si queremos establecer la misma comisión para cada una de las líneas del albarán, es más práctico indicarla en la cabecera:

agregar comisión en la cabecera

En este caso, la comisión indicada en la cabecera se aplicará, a la hora de calcular la comisión, a cada una de las líneas de detalle del albarán, pero sólo si la comisión que figura en la línea es 0.

Por ejemplo:

En este caso solamente se aplicaría la comisión de la cabecera a la segunda línea, porque las otras ya tienen su propia comisión asignada. Si no se indica comisión en la cabecera, la segunda línea quedaría con comisión 0.

Cómo se calculan las comisiones de un vendedor

Ventas y clientes Comisiones vendedores

 

 

En el menú lateral izquierdo, seleccionamos la opción “Comisiones Vendedores”:

Se abre una ventana en la que al seleccionar un vendedor nos muestra todas las facturas de ese vendedor que todavía no han sido comisionadas:

Negociacion de Comisiones

Aquí podemos filtrar por cualquiera de las columnas para dejar sólo las facturas que deseamos comisionar, (si no queremos comisionarlas todas).

Calcular Comisión

Calcular comisión

Con el botón “Calcular Comisión” tenemos la opción de consultar cual será la comisión antes de aplicarla.

Comisionar

El botón “Comisionar” calcula la comisión de las facturas que hayamos filtrado y la aplica, pero para ello tenemos que seleccionar un mes.

botón comisionar y seleccionar un mes

Si no tenemos el mes seleccionado, nos avisa:

Si no tenemos el mes seleccionado nos avisa

Si ya tenemos seleccionado el vendedor y el mes, nos pide confirmación para continuar:

Una vez calculada la comisión debemos elegir el tipo de informe que queremos que nos muestre:

Elegir tipo de archivo

Al finalizar aparecerán todas las facturas elegidas para comisionar marcadas como comisionadas:

Imprimir

El botón “Imprimir” permite obtener un informe de las comisiones sin necesidad de comisionar, peo para ello es necesario “Calcular Comisión” e indicar el mes:

Antes de imprimir hay que calcular las comisiones

Podremos elegir el tipo de informe que deseamos obtener:

Elegir tipo de informe

NOTA: Todo lo que vayamos a comisionar en un mes determinado debemos hacerlo de una vez, ya que si lo hacemos en veces sucesivas, cada una machacaría la anterior, no se acumulan. Esto permite poder repetirlo las veces que necesitemos (p.ej. si había quedado alguna factura pendiente, o si se detecta algún error en el porcentaje de comisión…).

Configurar

Puede darse el caso de que un vendedor tenga marcada más de una opción a la hora de establecer su tipo de comisión:

Un vendedor puede tener más de una opción de comision

Cuando estas opciones son: % en línea de detalle y % en tablas de neto, no es posible aplicarlas a la vez por lo que la aplicación nos permite configurar cuál de ellas tendrá preferencia:

Establecer comisiones disjuntas

Esta configuración no queda guardada, por lo que habrá que indicarla cada vez que se abra la ventana de “Negociación de comisiones”. Si no se indica nada tendrá preferencia el % en tablas de neto.

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Configuración SILICIE

Configuración régimen fiscal de envío a SILICIE

Menu configuración

Para configurar el régimen fiscal con el que se harán los envíos a SILICIE habrá que ir a la pestaña ‘Ges Bodega’, en el apartado de ‘Silicie AEAT’ y pulsar en ‘Configuración’.

Se nos abrirá la siguiente pantalla.

Configuración de SILICIE
  1. Bandeja de entrada y salida para el envío de registros y recepción de respuesta de SILICIE. Vienen establecidos por defecto, no pudiendo ser modificados.
  2. Prefijo EndPoint: nos dejará establecer si estamos en un ‘entorno de Producción’ o en un ‘entorno de Pruebas’. Por defecto ha de estar en ‘entorno de Producción’ para que contabilice en SILICIE.
  3. Serie Certificado. En el desplegable nos dará a elegir entre los que tengamos instalados en nuestro explorador. Debemos estar atentos a las caducidades.
  4. Régimen fiscal. Aquí estableceremos cual será el régimen fiscal por defecto para las compras y ventas. En nuestro ejemplo hemos elegido el ‘SUSPENSIVO’.
Albarán ventas - Régimen fiscal

Ello no impide que a la hora de hacer un albarán de ventas o uno de compras podamos elegir en cada momento el impuesto aplicable.

5. Escogeremos el que corresponda a nuestro negocio del desplegable.

6. Tipo de Establecimiento. Indicaremos la actividad a la que nos dedicamos.

7. CAE Establecimiento. Pondremos nuestro CAE. En el caso de tener varios, marcaremos la casilla 9 ‘Es CAE BA’ e indicaremos en el recuadro 10 cual corresponde a cada una de las actividades que desarrollemos.

8. Podemos indicar si deseamos o no trabajar con Código Interno en SILICIE. Hemos de tener en cuenta que una vez que un producto tiene un código interno y lo enviamos a SILICIE, dicho producto no podrá cambiar el código.

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Compras

Gestión lotes de compra

Cuando compramos un artículo, podemos dar de alta un lote de compra:

Detalle lotes albarán

Luego, cuando vendemos ese artículo, tenemos la opción de indicar el lote de compra que hemos asignado:

Lote de compra

Pulsando en los 3 puntos nos muestra un listado con los lotes de compra disponibles de ese artículo, y podremos seleccionar el deseado dando doble click:

Lotes disponibles

Así quedará cargado en el albarán de venta.

Lote Añadido
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cesta de artículos

Cesta de Artículos

Cesta de articulos dentro de albaranes de venta

Esta funcionalidad permite, en Albaranes de ventas y en Pedidos de clientes, buscar de una vez varios artículos por sección y/o familia para añadirlos al albarán o pedido.

El botón está activo cuando el albarán o pedido están en edición, es decir, cuando se está agregando uno nuevo o se está editando uno ya existente.

Una vez introducidos los datos de cabecera, se puede pulsar el botón Cesta Artículos. Nos presentará la siguiente ventana:

Cesta de Artículos

En el panel superior aparece una lista con todos los artículos, que se puede filtrar por Sección o por Familia. Al hacer doble clic sobre un artículo, pasará automáticamente al panel inferior y se considerará seleccionado para añadir al albarán o pedido:

Artículos seleccionados de la cesta de artículos

Podemos añadir a la cesta todos los artículos que queramos, realizando todos los filtros que sean necesarios.

Si nos equivocamos y queremos eliminar un artículo de la cesta, sólo hay que seleccionarlo en el panel inferior y pulsar Supr.

Para vaciar la cesta, es decir, eliminar de la lista todos los artículos que hayamos seleccionado, pulsaremos el botón Vaciar cesta, y nos pedirá confirmación. Si aceptamos, la lista inferior quedará vacía (ya no habrá artículos seleccionados):

Botón de Vaciar Cesta
Botón aceptamos vaciar cesta de artículos

Si pulsamos el botón Cancelar cerrará esta ventana sin haber recogido ningún artículo, aunque los hayamos seleccionado:

Botones de aceptar y cancelar

Una vez que tengamos seleccionados los artículos que deseamos insertar en el albarán o pedido pulsaremos el botón Aceptar, esta ventana se cerrará y aparecerá una línea en el albarán correspondiente al primer artículo de la cesta (lista de artículos seleccionados):

artículos agregados desde la cesta

Ahora tendremos que tabular hasta el final de la línea, introduciendo los demás datos que faltan, para aceptarla y que nos muestre el siguiente artículo de los seleccionados; y así hasta que se hayan añadido todos los artículos de la cesta.

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